7 funkcij glavnega upravnega pomočnika



The funkcije upravnega pomočnika gre za naloge pomoči in spremljanja običajnih dejavnosti, ki jih podjetje razvija. Zato so temeljnega pomena za učinkovito delovanje istega.

Te dejavnosti so navadno spremenljive glede na poslovno področje podjetja, v katerem delujejo. Na primer, v specializiranih pisarnah, kot so odvetniške pisarne, imajo udeleženci običajno posebno usposabljanje za opravljanje določenih dejavnosti.

Vendar pa obstajajo funkcije, skupne vsem področjem, ki se običajno osredotočajo na distribucijo in upravljanje informacij znotraj urada. To vključuje upravljanje dokumentov, arhivov in organizacijo dogodkov.

Toda te dejavnosti lahko postanejo veliko širše. Včasih morajo upravni pomočniki obravnavati tudi računovodske informacije in celo zagotavljati delovanje tehnoloških virov podjetja.

Sedem glavnih nalog upravnega pomočnika

1- Upravljanje dokumentov

Ena od glavnih nalog upravnega pomočnika je pomagati članom urada pri upravljanju dokumentov in datotek.

Običajno je ta naloga povezana s shranjevanjem, organiziranjem in upravljanjem datotek.

V nekaterih primerih boste morda morali pisati, urejati in pregledovati dokumente.

V nekaterih podjetjih so celo zaprošeni, da sprejmejo narekovanje pisem ali zapisov in zabeležijo zapisnike sestankov, ki potekajo.

V nekaterih primerih, na primer pri poslovanju z odvetniško pisarno, je za izpolnjevanje teh funkcij potrebno specializirano usposabljanje: upravni pomočnik mora razumeti terminologijo in pravne postopke..

Po drugi strani pa upravni pomočniki, ki delajo na področju medicine, potrebujejo drugačno znanje. Imeti morajo potrebno usposabljanje za obravnavanje bolnikov in branje zdravniških poročil.

2. Načrtovanje dogodkov

Za načrtovanje pisarniških dogodkov so običajno odgovorni tudi upravni pomočniki. Velikost te odgovornosti je lahko spremenljiva glede na velikost podjetja.

Dogodek je lahko samo srečanje ali poslovno kosilo, lahko pa je tudi kongres ali večja poslovna zabava.

V obeh primerih mora pomočnik upravljati vsa merila, povezana z dogodkom.

To vključuje kontaktiranje dobaviteljev, rezervacijo, izbiro menijev in okraskov. Vključuje pa tudi stik, povabilo in potrditev udeležencev, govornikov in govornikov, če je to potrebno.

3 - Face-to-face pozornost do uporabnikov in obiskovalcev

Pozornost do uporabnikov je ponavadi ena najpogostejših nalog za administrativne pomočnike. Občinstvo, na katerega je pozornost usmerjena, je vedno odvisno od velikosti podjetja in njegove poslovne usmerjenosti.

V primeru majhnih podjetij, ki neposredno služijo javnosti, je možno, da upravni pomočnik sprejme stranke.

Ko se to zgodi, je njihovo delo usmerjeno in jim pomaga pri njihovem bivanju v prostorih podjetja.

V večjih podjetjih se mora upravni pomočnik udeležiti drugih obiskovalcev kot partnerjev ali velikih dobaviteljev.

V tem primeru bo njihovo poslanstvo voditi pri izpolnjevanju njihovega dnevnega reda in sestankov z vodstvom ali drugimi področji podjetja.

4- Telefonska in virtualna pomoč

Telefonska in virtualna pozornost je vključena v kategorijo pomoči uporabnikom. V primeru telefonske pomoči je vključena usmeritev strank in partnerjev ter organizacija in upravljanje dnevnih redov.

Ko gre za virtualno pozornost, so naloge odvisne od kanalov, ki jih podjetje zagotavlja za storitve za stranke ali upravljanje informacij.

V nekaterih primerih gre za upravljanje e-pošte, odzivanje, posredovanje ali arhiviranje sporočil, kot je potrebno.

V drugih primerih, ko so virtualni komunikacijski kanali bolj raznoliki, se lahko vključijo druge naloge, kot je pozornost do javnosti prek sistemov za klepet ali celo odgovarjanje na vprašanja prek družbenih omrežij podjetja..

V velikih podjetjih je običajno, da je osebje posebej osredotočeno na pozornost teh komunikacijskih kanalov. Ko so podjetja majhna, je ta naloga običajno prepuščena upravnim pomočnikom.

5. Upravljanje dnevnih redov

Upravljanje dnevnih redov je običajno ena najpomembnejših nalog upravnih pomočnikov.

Ta odgovornost vključuje sprejemanje prošenj za sestanke in sestanke po telefonu, osebno ali na spletu in jih organizira na dnevni red v skladu z opredeljenimi merili.

Vključuje tudi sestanke znotraj in zunaj podjetja, delovna kosila in poslovna potovanja.

V slednjih primerih je pomočnik tudi odgovornost, da po potrebi rezervira lete, hotele, restavracije ali sejne sobe..

6- Računovodstvo

Včasih so administrativni pomočniki odgovorni za spremljanje in evidentiranje stroškov, ki se pojavijo v podjetju. Te dolžnosti so lahko preproste, kot je beleženje nekaterih stroškov v preglednici.

V nekaterih primerih se pomočnika prosi za usposabljanje za razvoj bolj kompleksnih nalog. Vaše odgovornosti lahko na primer vključujejo predstavitev računovodskih poročil upravi.

Običajno je to odvisno od velikosti podjetja. Veliko podjetje ima običajno bolj specializirane vloge; v teh računovodskih informacijah upravlja oseba, zaposlena v ta namen.

Vendar pa je eno temeljnih veščin za vsakega administrativnega pomočnika področje pisarniške programske opreme, kot je Microsoft Excel.

7 - Tehnološko upravljanje

Upravljanje tehnoloških virov je tudi del funkcij upravnih pomočnikov. V tem smislu je njegova odgovornost zagotoviti, da vsa potrebna orodja za delovanje družbe delujejo dobro.

To med drugim vključuje izdelavo varnostnih kopij informacij, ki jih vsebuje računalniška oprema, in posodobitev protivirusnega programa.

Po drugi strani pa vključuje upravljanje opreme, kot so projektorji in prenosni računalniki.

Vključuje tudi pregled in vzdrževanje opreme, ki je potrebna za normalen razvoj dejavnosti, za katere so odgovorne.

To ne pomeni, da mora upravni pomočnik imeti tehnično znanje. Njegovo delo se nanaša predvsem na najem tehničnega osebja, ki redno izvaja vzdrževanje opreme, da bi se izognili zastojem.

Reference

  1. Bucky, J. (2017). Naloge delovnih mest izvršnih sekretarjev in upravnih pomočnikov. Vzpostavljeno iz: thebalance.com
  2. Karierni graditelj (2016). Delo kot administrativni pomočnik - Odlična izbira za splošne strokovnjake. Vzpostavljeno iz: careerbuilder.com
  3. Pffefer, J. (2016). Kaj počne medicinski upravni pomočnik? Vzpostavljeno iz: rasmussen.edu
  4. Study.com. (S.F.). Naloge upravnega pomočnika. Vzpostavljeno iz: study.com