Pisne komunikacijske značilnosti, vrste, elementi, prednosti

The pisna komunikacija to je vsaka vrsta interakcije, ki uporablja pisno kodo. Čeprav temelji na istem jezikovnem sistemu oralnosti, so njegove lastnosti različne. Tako je za razliko od drugih pisna oblika popolnoma konvencionalna. To mora slediti vzorcem, določenim v skladu s pravili, ki jih določa jezik.

Po drugi strani je pisna komunikacija najpogostejša oblika formalne komunikacije med ljudmi in opravlja različne družbene funkcije. Med njenimi uporabami se pogosto uporablja za dokumentiranje različnih vrst dogodkov in za izvajanje medosebnih interakcij.

Poleg tega je njegova najpomembnejša značilnost, da ne zahteva prisotnosti pošiljatelja in prejemnika v istem prostoru in času. Zato je sporočilo prejeto v odloženi obliki in interakcija pisatelja (pošiljatelja) in bralca (prejemnika) je zelo omejena.

Po drugi strani je pisna komunikacija v bistvu ustvarjalna dejavnost, ki zahteva zavestno prizadevanje. To prizadevanje prihaja iz dražljajev, ki jih proizvaja um.

Pri tem se razlikuje od ustnega, kjer jih zunaj zbirajo senzorični receptorji. Pisni pa izvirajo iz notranje intelektualne dejavnosti.

Indeks

• 1 Značilnosti
  • 1.1 Odloženi sprejem sporočila
  • 1.2 Omejeni cikli
  • 1.3 Majhen prostor za odpuščanje
  • 1.4 Predhodno načrtovanje
• 2 Vrste
  • 2.1 Spomini
  • 2.2 Poročila
  • 2.3 Brošure
  • 2.4 E-pošta
  • 2.5 Predlogi
  • 2.6 Črke
  • 2.7 Telegrami
  • 2.8 Faks
• 3 Elementi pisne komunikacije
• 4 Prednosti
  • 4.1 Trajanje v času
  • 4.2 Nadzorni mehanizem
  • 4.3 Ohranjanje
  • 4.4 Višja odsevna raven
  • 4.5 Manj možnosti izkrivljanja in interpretacije
• 5 Slabosti
  • 5.1 Stroški
  • 5.2 Zmožnost učinkovitega razumevanja
  • 5.3 Povratne informacije
  • 5.4 Težavnost izražanja čustvenosti  
  • 5.5 Zapoznelo ali negotovo potrdilo o prejemu
  • 5.6 Pomanjkanje prilagodljivosti
• 6 Reference

Funkcije

Odložen sprejem sporočila

Ena od značilnosti pisne komunikacije je povezana s časovnim faktorjem. Pri komunikaciji iz oči v oči, sprejemnik takoj prejme kodirana sporočila pošiljatelja.

Toda v pisni komunikaciji vedno obstaja zamuda. Na splošno za ta zamik ni določen časovni rok.

Omejeni cikli

Komunikacijski cikel obsega štiri osnovne komunikacijske elemente: pošiljatelj, sporočilo skupaj s komunikacijskim kanalom, sprejemnik in odgovor ali reakcija. Ker se sprejem sporočila pojavi v odloženem času, je cikel pisne komunikacije bolj omejen.

Vendar pa zaradi novih dosežkov v komunikaciji in informacijah številni kanali omogočajo, da se zadnji korak cikla (povratna informacija ali odziv) zaključi skoraj ob istem času kot pri osebni komunikaciji. Primer tega so storitve hitrega sporočanja.

Majhen prostor za redundanco

Pisni zapis omejuje možnost odpuščanja. V ustni komunikaciji geste in paraverbalni elementi - kot je intonacija - podpirajo besedni jezik.

To ne velja za pisno komunikacijo. Zato je raven povpraševanja višja, zaradi česar je izdajatelj prisiljen uporabljati besede z večjo natančnostjo.

Pisna komunikacija ima dejansko visoko družbeno vrednost. Ta ocena se zmanjša s ponavljanjem besed in uporabo istih sintaktičnih vzorcev. Tu prevladujejo izvirnost in celo formalne inovacije.

Prejšnje načrtovanje

Na splošno pisna komunikacija ni improviziran akt. Pri pisanju, pogosto, je izpolnjen niz pogojev ali zahtev. Med njimi, če se išče učinkovita komunikacija, je treba jasno povedati vsebino sporočila kot celote in njeno notranjo artikulacijo..

Izdajatelj mora za to imeti shemo organizacije besedila. Z napredovanjem besedila so vsi elementi sporočila združeni, dokler ne pride do ustreznih idej s pomenom.  

Vrste

Kar se tiče vrste pisne komunikacije, obstaja toliko kot več in različnih področij človeškega delovanja. Na ta način vsakič, ko izginejo nekateri (telegrami) in se pojavijo drugi (e-pošta, na primer). Nato bodo opisani samo nekateri od teh.

Spomini

Beležka je priljubljeno sredstvo interne pisne komunikacije med člani organizacije. Gre za skrajšano obliko pisma z minimalnimi oblikami vljudnosti in takojšnjim dostopom do specifičnega predmeta sporočila.

V tej vrsti komunikacij na splošno obstajajo vnaprej določene oblike. Glavno pravilo, ki ga je treba izpolniti, je pravilno pisanje ter osebno in hierarhično spoštovanje. Način pisanja mora biti neposreden in brez kakršnih koli znanj.

Poročila

Poročila so druga vrsta pisne komunikacije. Uporabljajo se lahko v komercialne, izobraževalne, pravne ali znanstvene namene.

Glede na naravo in namen poročila lahko obstajajo vnaprej določene oblike. Na splošno pa mora poročilo vsebovati kratek uvod, ključne cilje in rezultate. 

V nekaterih primerih so vključeni grafi in tabele, ki omogočajo lažje razumevanje rezultatov. Na enak način tudi veliko poročil vsebuje seznam priporočil.

Brošure

Brošure so publikacije, v katerih podjetja predstavijo svoje izdelke in storitve. Objavljajo se tudi kot pomoč prodajnim predstavnikom pri njihovih obiskih strankam.  

Podjetja izdelujejo brošure v različnih oblikah in velikostih. Nekatere brošure so velikosti črk, druge pa so prepognjene na pol ali v treh delih.

Po drugi strani pa je za njih značilno, da so zelo barvita in z obilico podob v svojih glavnih proizvodih ali storitvah. Besedila so malo in imajo veliko praznega prostora, tako da je knjižico mogoče enostavno prebrati.

E-pošta

E-pošta je trenutno zelo pogosta oblika komunikacije. Uporabljajo se za pošiljanje dokumentov, organiziranje sestankov, potrditev sestankov in kontaktiranje kandidatov za zaposlitev. Poleg tega so zaposleni za osebne zadeve.

Kljub njihovi relativni neformalnosti morajo e-pošta upoštevati določene konvencionalne norme. V ta namen ima format zapisa pošiljatelja, prejemnika, subjekta in prostora, kjer naj bo sporočilo napisano.

Tudi če se uporabljajo za nekomercialne namene, obstajajo nekatere konvencije, ki jih je treba spoštovati, da bi se izognili negativnim reakcijam. Med njimi lahko omenimo pravilno pisanje imen in naslovov, pravilno uporabo ločil in pravilno določitev stavkov in odstavkov..

Predlogi

Predlogi so dokumenti, ki opisujejo prihodnje projekte. Običajno imajo le eno ali dve strani. Vključujejo s tem povezane stroške vsake posamezne naloge projekta.

Drugi stroški, ki niso neposredno povezani s projektom, so med drugim lahko vključeni, kot so stroški tiskanja, pošte in poštnine.

Pisma

Pisma so ena najstarejših oblik pisne komunikacije. Predmet pisem je lahko oseben ali komercialen. Pred prihodom elektronskih obrazcev so bila to zelo priljubljena komunikacijska sredstva. Kot v e-poštnih sporočilih so se komercialno uporabljale tudi trezne oblike in jedrnata sporočila.

Vendar so osebna pisma v pisni obliki pokazala manj konvencionalizma. Vljudnostna zdravljenja so bila minimalna. Razvoj teme je bil v priročnosti med pošiljateljem in prejemnikom sporočila. Število strani je bilo omejeno z zmogljivostjo obeh strani. Te so postopoma nadomestili z elektronskimi sporočili.    

Telegrami

Telegram je kratka in poenostavljena različica pisma. Tukaj so vljudnostne formule omejene na minimum in včasih izpuščene. Besedilo sporočila je napisano brez največjega števila besed in obdržati minimum, ki je potreben za razumevanje.

Tudi oblike vljudnosti so bile običajno standardne in skrajšane oblike (g. Za g., G., Za gospo in druge podobne). Kot v pismih se njihova uporaba zmanjšuje z napredovanjem elektronskih medijev.

Faks

To je bil pionirski način prenosa elektronskih sporočil. Čeprav sta tako pisanje kot branje potekalo na pisnem papirju, je bilo njegovo posredovanje elektronsko. Njegova uporaba se je zmanjšala zaradi vse večje uporabe elektronskih medijev.

Elementi pisne komunikacije

Na splošno velja, da so trije glavni elementi pisne komunikacije struktura (vsebinska oblika), slog (pisanje) in vsebina (tema)..

Kar zadeva strukturo, to bralcem pomaga razumeti temo. Zato je priporočljivo, da ste jasni o namenu, preden začnete pisati.

V zvezi s stilom je to povezano z izdajateljem na prvi stopnji. Vendar je pomembno upoštevati tudi možne prejemnike pisnega gradiva. Včasih je potrebna uporaba stavkov ali kratkih odstavkov s preprostim besediščem. Včasih naj bo sporočilo nekoliko daljše in podrobnejše.

Nazadnje, glede te teme je lahko zelo raznolika. Vsa področja človeške interakcije so lahko predmet pisne komunikacije. To vključuje od znanstvenih predmetov do osebnih, preko zakonov in postopkov.

Prednosti

Trajanje v času

Pisna komunikacija je stalno sredstvo obveščanja. Zato je uporabno, kadar je potrebno voditi evidence. Na enak način je zelo pomembno pri pravilnem prenosu odgovornosti ter pri določanju norm in postopkov. Po drugi strani pa omogoča ponavljajoče se poizvedovanje sporočil.

Nadzorni mehanizem

Zaradi možnosti stalnosti v času je pisna komunikacija idealna za nadzorno orodje. Kontrolni listi ali rezultati, zakoni, dogovori, med drugim, so dokumenti, ki se najpogosteje obdelujejo prek tega načina komuniciranja.

Ohranjanje

Pisna komunikacija ima visoko stopnjo ohranjanja. To omogoča, da je varna in trajna. Tehnološki napredek je omogočil druge načine ohranjanja informacij. Dokument, napisan v izvirniku, pa je doslej še vedno končni dokaz njegovega obstoja in izvirnosti.

Višja odsevna raven

Ljudje, ki uporabljajo ta medij, pred pisanjem učinkovito razmišljajo. Pred dejanjem pisanja sporočila vedno sledi proces razmišljanja in definiranja, kaj želite izraziti. Tudi sam zapis je proces refleksije. Zato je ta komunikacijski način idealen za prenos natančnosti in natančnosti.

Manjša možnost izkrivljanja in interpretacije

V sporočilih, ki se prenašajo s pisno komunikacijo, je manj možnosti za izkrivljanje. V tem komunikacijskem sistemu se informacije stalno registrirajo in jih lahko kadar koli preverite. Tako je manj možnosti za izkrivljanje ali spreminjanje informacij.

Po drugi strani pa je manj možnosti za napačno interpretiranje sporočil. V primeru kakršnega koli dvoma se lahko sporočilo ponovno prebere toliko časa, kolikor je potrebno, dokler se ne doseže popolno razumevanje.

Prav tako se lahko hitrost branja ali ponovnega branja prilagodi stopnji razumevanja sprejemnika sporočila. Na ta način je mogoče zagotoviti, da če pošiljatelj in sprejemnik obdelujeta iste kode, bo sporočilo prispelo v skladu z želenim pošiljateljem..

Slabosti

Stroški

Pisna komunikacija ni ekonomska. Obstajajo stroški, povezani z materialom (papir in črnilo, med drugim) in delo, ki se uporablja za pisanje in dostavo zapisov. Ti stroški se lahko povečajo glede na fizično razdaljo med pošiljateljem in prejemnikom.

Sposobnost učinkovitega razumevanja

Uporaba pisne komunikacije si zasluži odlična znanja in kompetence pri uporabi jezika in besedišča. Pomanjkanje pisnih spretnosti in slaba kakovost besedil negativno vplivata na sporočilo in ogrožata njihovo učinkovito razumevanje.

Povratne informacije

Povratne informacije sporočila v pisnem sporočilu niso takojšnje. Pri tej vrsti komunikacije je postopek kodiranja in dekodiranja počasen.

Glede na uporabljeno kodo lahko razumevanje traja dlje, kot je zaželeno. V vsakem primeru je povratna informacija v korist prejemnika sporočila, ne pa izdajatelja.

Težavnost izražanja čustvenosti  

Kot odsevni medij je v pisni komunikaciji težje izraziti čustvene lastnosti. Pravzaprav pesniki in umetniki, ki uporabljajo ta medij za izražanje lepote in čustev, uporabljajo tehnike, ki jih je težko uporabljati. Včasih so uspešni, v drugih pa ne izpolnjujejo cilja prenosa umetnikove čustvene narave.

Ta vrsta komunikacije je znana kot hladno, neosebno in v nasprotju z drugimi oblikami komunikacije, ki lahko vključujejo verbalne in gestualne značilnosti. Zato se pogosteje uporablja pri posredovanju informacij, pri katerih je pomembna točnost dejstev.

Zapoznelo ali negotovo potrdilo

Način pisne komunikacije ovira takojšnjo potrditev prejema sporočila. V nekaterih primerih celo ni mogoče ugotoviti, ali je sporočilo doseglo želenega prejemnika.

Pomanjkanje prilagodljivosti

Pomanjkanje fleksibilnosti je še ena od slabosti pisne komunikacije. Ko je izvirno sporočilo izdano, ni mogoče hitro popraviti vsebine.

Vsako spremembo, ki je potrebna, mora zagotoviti prejemnik sporočila. Prav tako vsak popravek, ki je narejen, celo delni, vpliva na celotno sporočilo.

Reference

1. Inc. (s / f). Pisno sporočilo Vzeto iz inc.com.
2. Sehgal, M. K. (2008). Poslovno komuniciranje New Delhi: Excelove knjige v Indiji.
3. Cabrera, A. in Pelayo, N. (2001). Jezik in komunikacija Caracas: Nacionalni.
4. Bolaños, B. (1996). Pisna komunikacija. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. september). Vrste pisnega poslovnega komuniciranja. Vzeto iz bizfluent.com.
6. Sckool (2017, 7. februar). Trije glavni elementi pisnega sporočila. Vzeto iz sckool.org.   
7. MSG (s / f). Pisna komunikacija - pomen, prednosti in slabosti. Vzeto iz managementstudyguide.com.
8. Poslovna komunikacija. (s / f). Prednosti in slabosti pisne komunikacije. Vzeto iz thebusinesscommunication.com.
9. Poslovna komunikacija. (s / f). Pomanjkljivosti pisnega sporočila v podjetjih. Vzeto iz bizcommunicationcoach.com.