Prenova tipskih procesov, modelov, faz in primerov



The prenova procesa je strategija poslovnega upravljanja, ki se osredotoča na analizo delovnih procesov in poslovnih procesov organizacije, da bi dosegli bistvene izboljšave v učinkovitosti, produktivnosti in kakovosti.

To je praksa ponovnega razmisleka in preoblikovanja načina dela, da bi bolje podprli poslanstvo organizacije in zmanjšali stroške. Poslovni proces se nanaša na niz nalog ali medsebojno povezanih dejavnosti, ki se izvajajo za dosego določenega rezultata.

Začne se z ocenjevanjem poslanstva, strateških ciljev in potreb strank na visoki ravni. Zastavljena so temeljna vprašanja, na primer Ali morate ponovno opredeliti misijo? Ali so strateški cilji usklajeni z misijo? Kdo so stranke?

Podjetje lahko ugotovi, da deluje pod dvomljivimi predpostavkami, zlasti glede potreb in želja svojih strank. Šele potem, ko organizacija ponovno preuči, kaj naj bi počela, se odloči, kako bo bolje.

Indeks

  • 1 Osredotočite se na procese
  • 2 Vrste
    • 2.1 Reinženjering za izboljšanje stroškov
    • 2.2 Preoblikovanje, da bo bolj konkurenčno
    • 2.3 Preoblikovanje za radikalno inovacijsko točko
  • 3 Modeli
    • 3.1 Model ADKAR
    • 3.2 Model prehoda mostov
  • 4 faze
    • 4.1 Opredelite in sporočite potrebo po spremembi
    • 4.2 Zberite skupino strokovnjakov
    • 4.3 Poiščite neučinkovite procese in določite ključne kazalnike uspešnosti (KPI)
    • 4.4 Preoblikujte procese in primerjajte KPI
  • 5 Primeri
    • 5.1 Ford Motors
    • 5.2 Taco Bell
  • 6 Prednosti in slabosti
    • 6.1 - Prednosti
    • 6.2 - Slabosti
  • 7 Reference

Osredotočite se na procese

V okviru temeljnega vrednotenja poslanstva in ciljev se preoblikovanje osredotoča na procese organizacije, korake in postopke, ki urejajo način, kako se sredstva uporabljajo za ustvarjanje izdelkov in storitev, ki ustrezajo potrebam kupcev. zlasti na trgih.

Preoblikovanje opredeljuje, analizira in preoblikuje temeljne poslovne procese organizacije s ciljem doseganja dramatičnih izboljšav pri kritičnih merilih uspešnosti, kot so stroški, kakovost, storitev in hitrost..

Šteje se, da informacijska tehnologija deluje kot posrednik pri ustvarjanju novih oblik organizacije in sodelovanja, namesto da podpira obstoječe poslovne funkcije.

Preoblikovanje procesov izhaja iz različnih disciplin in mogoče je opredeliti štiri glavna področja, ki se lahko spremenijo: organizacija, tehnologija, strategija in ljudje. Vizija procesa se uporablja kot skupni okvir za obravnavo teh področij.

Vrste

Obstajajo tri različne vrste prenove procesa, ki jih lahko začne vsako podjetje:

Preoblikovanje za izboljšanje stroškov

Ta vrsta prenove lahko vodi podjetje do izjemnih znižanj stroškov procesov, ki niso temeljni, bodisi s korenitim spreminjanjem teh procesov bodisi celo z njihovo popolno odpravo..

To presega tisto, kar je mogoče doseči z običajnimi prizadevanji za zmanjšanje stroškov.

Preoblikovanje, da bo bolj konkurenčno

S prizadevanjem te vrste prenove se poskuša poglobiti v glavne procese, ki jih proizvaja podjetje.

S tem naj bi postal najboljši te vrste na svetovni ravni, hkrati pa dosegel konkurenčno enakovrednost s podjetji, ki so v preteklosti določala pravila in uveljavila industrijske standarde..

Preoblikovanje za radikalno točko inovacij

Ta vrsta prenove poskuša najti in oblikovati radikalne točke inovacij, spremeniti obstoječa pravila in vzpostaviti novo opredelitev najboljših v razredu za vsa podjetja, ki poskušajo to postati..

Modeli

Model ADKAR

Model se osredotoča na element spremembe ljudi, zlasti na to, kako zagotoviti, da bodo sodelujoči zaposleni podpirali in verjeli v spremembo.

Po tem postopku se model premakne na pogled na poslovno razsežnost, pri čemer se osredotoča na ugotavljanje potrebe po spremembi, cilje, ki jih je treba izpolniti, način, na katerega bodo dosegli te cilje, in časovni okvir, v katerem bodo izpolnjeni..

Za uresničitev uspešne strategije sprememb je treba skrbno poskrbeti za poslovne in osebne razsežnosti. Za zagotavljanje podpore zaposlenim je pet ključnih korakov.

Zavest

Zaposleni se morajo zavedati, katere spremembe se dogajajo in zakaj je to potrebno. Če se zaposleni ne zavedajo teh stvari, lahko izgubijo motivacijo in usmeritev v strategiji.

Vodstvo ima ključno vlogo pri zagotavljanju, da se zaposleni v celoti zavedajo vsakega elementa procesa sprememb.

Desire

Podpora strategiji sprememb mora biti seveda od zaposlenih. Namesto prisiljevanja delavcev k spremembam, jih vključite v vizijo in razvoj projekta in zagotovite njihovo podporo končnemu rezultatu.

Znanje

Prenova bo verjetno prinesla spremembo rutine in spretnosti zaposlenih, pa tudi splošno spremembo v organizaciji.

Zato morajo biti zaposleni deležni polne podpore pri pridobivanju in razvijanju teh veščin.

Spretnost

To znanje je treba razviti, vendar se lahko zgodi le, če imajo posamezniki potrebne sposobnosti.

Okrepitev

Proces sprememb in nagrad za posameznike, ki spremenijo svoje metode, je treba po spremembi okrepiti. To zagotavlja, da se zaposleni upirajo skušnjavi, da bi se vrnili v stare navade.

Prehodni model mostov

Glavna moč modela je, da se osredotoča na prehod, ne na spremembo. Razlika med njimi je subtilna, vendar pomembna.

Sprememba je nekaj, kar se dogaja ljudem, čeprav se z njo ne strinjajo. Po drugi strani pa je prehod tisto, kar se dogaja v glavah ljudi, ko gredo skozi spremembo.

Sprememba se lahko zgodi zelo hitro, prehod pa se ponavadi pojavi počasneje.

Model izpostavlja tri faze tranzicije, skozi katere ljudje gredo skozi spremembe. To so:

- Prenehanje, izguba in dajanje v najem.

- Nevtralno območje.

- Nov začetek.

Bridges pravi, da ljudje gredo skozi vsako stopnjo v svojem ritmu. Na primer, tisti, ki so zadovoljni s spremembo, se bodo verjetno hitro premaknili v tretjo fazo, drugi pa bodo ostali v prvi ali drugi fazi.

Faze

Prenova poslovnih procesov ni lahka naloga. Če uspešno ne dokončate vsake faze, poskusi sprememb ne bodo uspešni.

Opredelite in sporočite potrebo po spremembi

Preiskavo je treba opraviti. Kateri procesi morda ne delujejo? Ali je konkurenca v nekaterih pogledih boljša ali slabša od družbe?

Po pridobitvi vseh informacij je treba pripraviti zelo celovit načrt, v katerem bodo sodelovali vodje različnih oddelkov.

Vodstvo bo moralo igrati vlogo prodajalca. Prenašati mora veliko vizijo spremembe in pokazati, kako bo pozitivno vplivala tudi na najnižje ocenjene zaposlene.

Zberite ekipo strokovnjakov

Kot pri vsakem drugem projektu, proces prenove zahteva ekipo visoko usposobljenih in motiviranih ljudi, ki bodo izvedli potrebne korake. V večini primerov je ekipa sestavljena iz:

Višji vodja

Ko gre za veliko spremembo, potrebujete nadzor nekoga, ki lahko sprejema odločitve in kdo se lahko neposredno obrne.

Upravitelj operacij

Potrebovali boste nekoga, ki pozna zaplete procesa. Tam posluje vodja operacij, ki je delal s procesi in lahko prispeval s svojim obsežnim znanjem.

Strokovnjaki za preoblikovanje

Potrebni bodo pravi inženirji. Procesi reinženiringa bodo morda potrebovali izkušnje na več različnih področjih, od IT do proizvodnje.

Poiščite neučinkovite procese in določite ključne kazalnike uspešnosti (KPI)

Določiti je treba pravilne ključne kazalnike uspešnosti. KPI se običajno razlikujejo glede na postopek optimizacije.

Nato je treba postopke spremljati posamezno. To je najlažje narediti s kartiranjem poslovnih procesov.

To je veliko lažje, če imate vse v pisni obliki korak za korakom. To je, kjer je operativni vodja koristen, saj olajša opredelitev in analizo procesov.

Najosnovnejši način dela s procesi je skozi diagrame toka. Vzemite svinčnik in papir ter postopoma zapišite procese.

Če imate več znanja o tehnologiji, lahko uporaba programske opreme za analizo procesov olajša vse.

Preoblikujte procese in primerjajte KPI

Ko pridete do te točke, ni veliko za dodati. Zdaj moramo storiti to, da bomo teorije nadaljevali v praksi in videli, kako se ohranjajo KPI.

Če kazalniki uspešnosti pokažejo, da nova rešitev deluje bolje, lahko začnete počasi razširjati rešitev, tako da jo vključite v vse več procesov podjetja..

Primeri

Ford Motors

V osemdesetih letih je ameriška avtomobilska industrija doživela recesijo. Da bi zmanjšal stroške, se je Ford odločil podrobno analizirati poslovne procese nekaterih oddelkov, pri čemer je poskušal najti neučinkovite procese.

Opazili so, da je v računovodstvu delalo več kot 500 ljudi. Za primerjavo, približno 100 ljudi je delalo v istem oddelku v svoji konkurenci Mazda.

Čeprav je bil Ford večje podjetje, je bil določen merljiv cilj, ki naj bi zmanjšal število zaposlenih v tem oddelku na samo 200 oseb..

Začeli so s pobudo za prenovo procesa, da bi ugotovili, zakaj ima oddelek toliko osebja. Analizirali so trenutni sistem in ugotovili, da deluje na naslednji način:

- Ko je oddelek za nabavo napisal naročilo za nakup, je poslal kopijo v oddelek za obveznosti.

- Nato je oddelek za kontrolo materiala prejel blago in poslal kopijo dokumenta v zvezi z obveznostmi.

- Hkrati je dobavitelj poslal potrdilo za blago, ki je bilo dostavljeno na obveznosti.

Popolnoma nov proces

Zaposleni, ki so bili dolžni plačati, so morali povezati tri naročila, in ko jih je seznanil, je plačilo izdal ročno. Ta proces je zahteval veliko dela v oddelku.

Namesto manjših sprememb je Ford razvil popolnoma nov proces. Informacijska tehnologija je igrala pomembno vlogo v tem novem procesu.

Razvili so podatkovno bazo, v katero je bilo poslano obvestilo, ko je oddelek za nabavo oddal naročilo.

Ko so bili materiali dostavljeni, jih je v računalnik vnesel prodajalec. Tako bi lahko takoj preveril, ali so bili dostavljeni materiali v redu, da bi jih nato avtomatsko plačali.

Na ta način je bilo v celoti odpravljeno, da zaposleni, ki plačujejo obveznosti, poskušajo uskladiti naročila, zmanjšati število zaposlenih v upravi za 75%..

Taco Bell

Taco Bell je ponovno ustvaril svoje poslovanje, osredotočil se je bolj na storitveni vidik in osredotočil svoje proizvodno področje.

Z izdelavo programa K-Minus so zdaj zunaj restavracije pripravljali meso, koruzo, fižol, solato, sir in paradižnik za njihove restavracije. V restavracijah so sestavljali le te pripravljene sestavine, ko jih je stranka zahtevala.

Nekateri uspehi tega novega načina dela so bili večja motivacija zaposlenih, boljši nadzor kakovosti, manj nesreč, večje prihranke in več časa za osredotočanje na storitve za stranke..

Prednosti in slabosti

-Prednosti

Zmanjšajte stroške in čas cikla

Prenova procesov zmanjšuje stroške in čas cikla z odpravo neproduktivnih dejavnosti in zaposlenih, ki jih izvajajo.

Prestrukturiranje ekipe zmanjšuje potrebo po različnih ravneh upravljanja, pospešuje pretok informacij, odpravlja napake in ponavljanje dela zaradi večkratnih prenosov.

Izboljšajte kakovost

Prenova procesa izboljša kakovost z zmanjšanjem razdrobljenosti dela in vzpostavitvijo jasnega lastništva procesov.

Delavci prevzamejo odgovornost za svojo proizvodnjo in lahko na podlagi hitrih povratnih informacij izmerijo svojo uspešnost.

Povečajte produktivnost

Cilj prenove procesa je posodobiti zastarele procese in pogosto prinaša rezultate, ki prihranijo čas. Na primer, organizacija lahko ugotovi, da lahko določen proces izvedejo dva zaposlena in ne štiri.

Usmerjenost stranke

S spreminjanjem orientacije naloge v procesno orientacijo se osredotoča na stranko. Prednost tega je, da se vsi nepomembni postopki hitro premaknejo v ospredje, nato pa jih je mogoče zlahka izbrisati ali spremeniti.

Izboljšajte konkurenčni položaj

Običajno se spremembe, ki jih je naredila organizacija, opazijo le postopoma. Da pa bi ohranili konkurenčnost in zadovoljili potrebe stranke, je treba sprejeti ustrezne ukrepe.

S preoblikovanjem procesov se v relativno kratkem času izvajajo korenite spremembe.

-Slabosti

Prilagoditev osebja

Nekateri delavci se morda ne bodo prilagodili spremembam in novi upravljavci se bodo morda počutili preobremenjeni. Drugi delavci bodo zastareli, če bo njihova glavna funkcija izločena kot del postopka pregleda.

Če zaposleni v ponedeljek zjutraj sliši, da je bil spremenjen celoten opis njegovega dela, se to morda zdi stisljivo.

Zato je zelo pomembno, da se spremembe, ki se izvajajo, dobro posredujejo zaposlenemu.

Zahteva naložbe

Prenova procesov običajno zahteva naložbo, zlasti v tehnologiji. Zastarele metode, na primer ročno opravilo, se zamenjajo z računalniškimi programi.

Programi izboljšujejo učinkovitost in zmanjšujejo napake, vendar mora podjetje vlagati v programsko opremo in usposabljanje, kar je draga možnost za podjetja, ki želijo takoj znižati stroške.

Reference

  1. Wikipedija, prosti enciklopediji (2019). Prenova poslovnih procesov. Vzeto iz: en.wikipedia.org.
  2. Sonia Pearson (2019). Prenova poslovnih procesov (BPR): definicija, koraki, primeri. Tallyfy Vzeto iz: tallyfy.com.
  3. Janse (2018). Prenova poslovnih procesov (BPR). OrodjaHero: Vzeto iz: toolshero.com.
  4. Katayoun Atefi (1997). Formalni modeli prenove poslovnih procesov za validacijo projektiranja in oblikovanja. Vzeto iz: eil.utoronto.ca.
  5. Clever ISM (2019). Poskrbite, da bo vaše podjetje bolj konkurenčno z reinženiringom poslovnih procesov (BPR). Vzeto iz: cleverism.com.
  6. Poslovna organizacija (2017). Vrste preoblikovanja Vzeto iz: organizacionempresa.xyz.
  7. Poslovni žargoni (2019). Prenova poslovnih procesov. Vzeto iz: businessjargons.com.
  8. Anna Assad (2017). Slabosti in prednosti BPR. Bizfluent Vzeto iz: bizfluent.com.