12 najpomembnejših funkcij, ki dominirajo v pisarni



The uradne funkcije, ki prevladujejo gre za upravne dejavnosti, ki jih osebje podjetja, organizacije ali institucije uresničuje in ki so potrebne za delovanje istega podjetja. Če bodo opravljeni učinkovito, bodo rezultati veliko boljši, kot če bi bili slabo izvedeni.

To delo običajno poteka od ponedeljka do petka, ki se začne ob 8. ali 9. uri. traja do 4 ali 5 minut, čeprav je to odvisno od države ali regije.

Večina pisarniškega dela zahteva osnovne spretnosti, kot so: tekoča ustna komunikacija, sposobnost pisanja, pisanje in nekaj izkušenj s pisarniško opremo, kot so računalniki, fotokopirni stroji itd..

Glede na stopnjo prevzetega položaja ali odgovornosti zahteva, da ima oseba tehnično, univerzitetno ali četrto stopnjo izobrazbe.

Prevladuje 10 glavnih funkcij urada

1. Načrtovanje

To je prva in najpomembnejša naloga, saj je sestavljena iz opredelitve, kako lahko organizacijske metode in strukture prispevajo k poslovnemu načrtu.

Obstajajo tehnološka orodja, ki pomagajo, da se te metode lahko uresničijo v nalogah, ki so razdeljene med člane skupine, vendar le dobro načrtovanje lahko zagotovi, da se bo vse končalo in bo dodalo poslovnemu cilju.

Za splošno načrtovanje je v podjetju potrebna jasna poslovna vizija in določena hierarhična raven, vendar pa mora vsak član ekipe načrtovati svoje delo, da lahko dosežejo zastavljene cilje in roke..

2. Prepisovanje in / ali pisanje poročil

Naloga, ki vsak dan zaseda čas, ko dela v pisarni, je pisanje, v kakršni koli podpori, poročil, ki podpirajo ali podrobno opisujejo njihove funkcije ali služijo za pojasnitev podrobnosti med ostalimi kolegi (ozadje, napredek, rezultati, prednosti in itd.) določenega projekta.

Ti zapisi so tudi evidenca dejavnosti organizacije, ki ji ta urad pripada, za prihodnje revizije ali preglede.

3. Udeležite se sestankov

Gre za srečanja članov delovne skupine, v katerih se izmenjajo ideje o trenutnih projektih, izpostavijo novi predlogi, predstavijo predstavitve, poročila ali poročila..

Običajno imajo cilj uskladiti vse prisotne v smeri doseganja skupnega cilja, dodeljevanju vlog, nalog in rokov za vsakega posebej. Služijo tudi za reševanje težav, ki so se pojavile pri opravljanju nalog.

Ponavadi imajo pogostost, trajanje in zelo določeno dinamiko. Tudi to, o čemer razpravljamo v njih, je običajno zapisano v minutah ali minutah za arhiviranje.

4- Urnik sestankov

Gre za usklajevanje agende vseh ljudi, ki bi morali biti na sestanku tako, da lahko sovpadajo na določenem mestu in v določenem času..

To je naloga, ki je lahko ogromna, zato je zanašanje na tehnologijo lahko dobra ideja. Obstajajo aplikacije, kot je ScheduleOnce, ki omogočajo samodejno razporejanje sestankov, kar omogoča gostom, da si ogledajo razpoložljive datume in izberejo urnik, ki jim ustreza..

5. Preverite poslovno e-pošto

To je naloga, ki lahko traja kar nekaj časa. Poročilo družbe Adobe, ki je bilo objavljeno leta 2016 in je rezultat samodejnega anketiranja več kot tisoč delavcev, kaže, da vsak teden v povprečju porabimo 20,5 ur in preverjamo naš e-poštni naslov..

Razvrščanje, branje in odgovarjanje na e-poštna sporočila je zelo pogosta oblika komunikacije in omogoča izmenjavo datotek in prikazov v zvezi s katerim koli projektom ali organizacijskim postopkom.

Čeprav podjetja nenehno iščejo učinkovitejše oblike upravljanja e-pošte, obstajajo tudi aplikacije, kot je Gmailova pametna oznaka..

Drug način za racionalizacijo te naloge je vključitev standardnih e-poštnih predlog ali besedil, ki se lahko pošiljajo z minimalnimi spremembami različnim prejemnikom in v različnih priložnostih..

6. Finančno upravljanje

Pri tej nalogi je treba zagotoviti, da denar izpolni svoj življenjski cikel pri nakupu in prodaji izdelkov in storitev; da so vsi računi poslani, registrirani, plačani in poslani. Seveda obstajajo pisarne, kjer so le temu namenjene.

Ta dejavnost vključuje tudi posodabljanje finančnih računov in pravnih dokumentov tako, da ni težav s pravnim okvirom, ki zadeva zadevno organizacijo..

7. Logistika

Ta funkcija zagotavlja, da se vse blago, povezano z delom podjetja, prevaža v skladišča in odjemalce ter iz njih. Vključuje tudi povezavo z dobavitelji za pridobivanje surovin za proizvodnjo novih izdelkov.

Cilj te funkcije je zagotoviti, da ima podjetje vse, kar je potrebno za ohranitev proizvodnje blaga ali storitve, ki jo trži.

8. Pokličite pozornost

V pisarni je potrebno tudi odgovarjati na telefon, saj je to sredstvo za komunikacijo s strankami, dobavitelji in med sodelavci. 

Čeprav se zdi preprosta naloga, zahteva določen protokol, saj je to lahko glas, ki ga nekdo zunaj podjetja povezuje s podobo. Zato je pomembno spoštovati pravila vljudnosti, ohranjati institucionalni ton, ublažiti glas in uporabiti besedišče, ki ga uporabljamo.

Še eno pomembno dejstvo, ki se včasih prezre pri izvajanju te funkcije, je zapisati čim več podatkov o osebi na drugi strani telefona; To bo nahajalo podatkovno bazo za stike podjetja in vam omogočilo, da pravilno spremljate zadevo, o kateri ste razpravljali med telefonskim pogovorom.

9 - Organizacija arhivov

Večina nalog, ki se izvajajo v pisarni, ustvarjajo dokument: račune, beležke, minute, minute, poročila o prodaji itd..

V digitalni ali papirni obliki je količina informacij potrebna, da je nekdo odgovoren za katalogiziranje, arhiviranje in varovanje podatkov glede na njegovo pomembnost za poslovanje..

Prav ta zadnja točka, to je varstvo informacij, je vprašanje, ki je postalo glavobol za mnoge organizacije, tako da se pojavlja vedno več orodij, protokolov in postopkov, ki zagotavljajo varnost pri arhiviranju in prenosu informacij. občutljivih podatkov v organizaciji.

V nekaterih primerih se uporabljajo zunanji trdi diski, v drugih pa posebni strežniki za te primere ali platforme za shranjevanje v "oblaku", kot so Microsoft OneDrive, Google Drive ali Apple iCloud..

10. Distribucija poštne pošte podjetja

Naloga, ki kljub temu, da ne zahteva zelo visokega akademskega usposabljanja, zahteva dobro organizacijo, odgovornost in občutek nujnosti, je distribucija korespondence znotraj urada..

Skica nekega modela, kreditna kartica, ki jo banka pošilja, računi dobavitelja ali odzivno pismo vladnega subjekta, so nekateri dokumenti, ki jih vsak zaposleni lahko čaka in na katere so lahko odvisni številni drugi postopki. družbe.

11- Služba za stranke

Ta funkcija je fizično pomagati strankam z vprašanji ali pritožbami glede izdelkov ali storitev, ki jih ponuja podjetje.

12- Tiskanje in kopiranje dokumentov

Sestavljen je iz tiskanja dokumentov, ki morajo biti fizično shranjeni ali izdelave kopij tistih, ki jih je treba hraniti v dvojniku ali dostaviti delavcem podjetja..

Reference

  1. Audra Bianca (s / f). Nasveti za organizacijo in načrtovanje pisarn. Vzpostavljeno iz: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 pisarniških opravil, ki jih lahko in bi morali avtomatizirati. Vzpostavljeno iz: www.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Koliko ur svojega življenja ste bili na službeni e-pošti? Preizkusite naš depresivni kalkulator. Vzpostavljeno iz: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reeves. Seznam delovnih mest, ki delajo v uradu. Vzpostavljeno iz: work.chron.com.
  5. Kaj dela uradni pomočnik. Pridobljeno s strani learn.org.
  6. Kaj točno ljudje delajo na pisarniških delovnih mestih. Vzpostavljeno iz: reddit.com.