Kako je organizacijska shema hotela? (in njegove funkcije)



The organigram hotela predstavlja delovna mesta, ki jih hotel potrebuje za izvajanje svojih delovnih procesov, poslanstva, vizije in vrednot.

Vsak hotel, naj bo majhen, srednje velik ali velik, potrebuje organizacijsko strukturo za izvajanje svojih vsakodnevnih dejavnosti. Uporablja se za pomoč pri razdeljevanju nalog, določanju dela za vsak oddelek in prenosu pooblastil znotraj oddelkov in med njimi.

Zgoraj navedena organizacijska shema je značilna za hotel s 5 zvezdicami, čeprav ima hotel s 4 zvezdicami enako število apartmajev ali več. Število zvezd se lahko neodvisno spusti ali dvigne na število oddelkov.

Na primer, hotel "NY King" lahko zadrži vse apartmaje in se dvigne od 4 do 5 zvezdic. Ali obratno; spustite se od 5 do 4 zvezdic in obdržite vse oddelke.

Število apartmajev se razlikuje glede na storitve, ki jih ponuja hotel. Mogoče luksuzni hotel -5stars- imajo turistične storitve za stranke, telovadnico, bazen, teniška igrišča, SPA, disko ... Drug hotel manjših dimenzij ne bo imel teh dodatnih storitev in zato ne bo potreboval toliko zaposlenih, saj se bo število zaposlenih zmanjšalo. oddelki.

Najpogostejše vodilne položaje v hotelu so: direktor, direktor marketinga, računovodski direktor, direktor osebja, inženirski direktor, direktor nabave, vodja sobe in vodja restavracij..

Iz teh položajev nastajajo drugi, ki so slabši, vendar ne manj pomembni za izpolnitev glavne funkcije hotela; gostje gostov, ki zagotavljajo najvišjo možno kakovost, odvisno od števila zvezd v vsakem hotelu.

Kdo je odgovoren za organizacijo hotela??

Običajno je vodja organizacijske sheme v podjetju direktor kadrovskih virov.

Poleg organizacijske sheme boste morali v opisu delovnega mesta imeti dobro definirana delovna mesta, tako da bodo funkcije vsakega zaposlenega dobro opredeljene. To bo bistvenega pomena za najemanje novih zaposlenih in za vsakega zaposlenega, da ve, kaj storiti.

Po drugi strani pa obstajajo hoteli, ki imajo zunanje kadrovske funkcije, zlasti manjše hotele, ki niso del hotelskih verig.

Skupna delovna mesta v hotelu in njegove funkcije

1 - Generalni direktor / Hotel Manager 

To je položaj največje odgovornosti:

  • Odgovoren je za administracijo, nadzor in razvoj hotela, da preveri, ali vsa druga sektorska področja delujejo na najboljši možen način.
  • Določa politiko podjetja in cilje, ki jih je treba izpolniti.
  • Preverite, ali vsak oddelek izpolnjuje zastavljene cilje in zagotavlja odlično kakovost storitev.
  • Upravlja upravljanje s človeškimi viri, trženje, varnost, kakovost in usklajenost vseh vidikov, ki so potrebni za pravilno delovanje hotela.

2. Vodja prodaje

Poleg tega, da dopolnjuje druge glavne oddelke, je njegova glavna naloga sodelovanje pri prodaji in oglaševanju:

  • Poiščite stranke.
  • Prisoten v podjetju.
  • Ponudite storitve.
  • Tesno sodelovanje s strankami.
  • Razvijte strategije oglaševanja.
  • Spodbujanje hotelskih storitev.
  • Iskanje potencialnih strank.
  • O rezultatih prodaje poročajte računovodskemu in finančnemu oddelku.

Sales Assistant

Glavni cilj tega položaja je podpreti delo vašega nadrejenega, vodje in / ali vodje prodaje, za nadzor, razvrščanje in naročanje prodaje, poleg zbiranja računov za izvedbo ustreznega postopka v upravnem nalogu..

Oddelek za prostore je tisti, ki je zadolžen za zajemanje zahtev za rezervacijo in storitve za stranke v ta namen, kot tudi za nadzor nad preverjanji in plačili istih..

Prav tako morate nadzorovati, da so prostori čisti, delati v tesnem sodelovanju s receptorji in gospodinjami.

Naloga je določiti razpoložljivost sob in sprejemanje in potrjevanje pridržkov.

Nadzornik ali upravljavec rezervacij je odgovoren za usmerjanje dobrega delovanja oddelka, rezervacijski agenti pa opravljajo funkcije rezervacij preko vseh različnih sredstev, ki prihajajo (komunikacijska sredstva, skupinske rezervacije, spletne, ture, operaterji, itd.), upravljate denar iz ustreznih vlog in jamčite rezervacije.

Vodja prodaje

To je eno najpomembnejših delovnih mest, ker je zadolženo za portfelj prodajalcev, ki jim morajo navesti, kaj morajo storiti.

On je odgovoren za to, kar počnejo vsi njegovi zaposleni, mora poznati gibanje vseh računov in če je z njimi kakršen koli problem, mora prevzeti odgovornost za to.

Zagotoviti morate podroben indeks računov, prevzeti pobudo za pridobitev pomembnih računov za vaše podjetje.

Uspeh ali neuspeh podjetja je odvisen od njih, je zelo zapleten položaj, ki zahteva skrajno zavezanost in odgovornost.

3- Upravitelj storitev

Odgovoren je za nadzor storitvenega oddelka:

  • Stroški nadzora.
  • Pridobite zveste stranke.
  • Spodbujati dobre odnose med zaposlenimi.
  • Rešite dvome in skrbi storitev vseh strank.
  • Izpolniti cilje prodaje.
  • Postavite zgled z izvajanjem etičnih standardov.
  • Zagotovite, da je na voljo visoka raven kakovosti in da je poslovanje donosno.

Uprava in finance

To je pomembno mesto, ker imate nadzor nad upravnimi zadevami, se morate strinjati z generalnim direktorjem, kako se razdeljujejo zadeve in vas obveščati o različnih fazah in dogodkih, povezanih z njimi..

Finančna sredstva, proračune, izdatke, izdatke in naložbe morate upravljati skupaj z direktorati in enotami družbe.

Nadzoruje upravljanje finančnih sredstev, koordinira sklade, ki jih ureja vlada, nadzira procese, povezane z upravljanjem osebja.

Registrirana in vzdrževana je nabava in pridobivanje materialnih virov, nepremičninskih in splošnih storitev družbe.

Poslovne strategije

Kot že ime pove, je odgovoren za oblikovanje strategij in načrtov za pridružitev novim trgom in krepitev prednosti podjetja ter za izboljšanje izkušenj in znanja vsakega člana združenja ali organizacije..

Njena glavna funkcija je usmerjena v neposredno odgovornost za prodajne aktivnosti podjetja, trženje, promocijo in distribucijo, načrtovanje prodaje, organizacijo različnih distribucij..

Določite cilje glede prodaje glede na izdelke in področja, ustvarite strateške načrte za izboljšanje uspešnosti podjetja, preučite stranke in lokacije, ki so morda primernejše za spodbujanje.

Spodbuja skupinsko delo in spodbuja prodajni duh odgovornega osebja.

Analizirajte možne vzroke težav s strankami in pritožbe.

Oblikovanje politik za določanje cen in pogojev prodaje.

Ustvarite načrte za povečanje napredka pri usposabljanju ljudi v vašem oddelku.

Odgovoren je za sprejemanje, filtriranje in distribucijo različnih postopkov in izboljšav glede kakovosti storitev.

Kontrolor in računovodstvo

Oddelek, odgovoren za analizo in nadzor finančnega in računovodskega poslovanja.

Prav tako se ukvarja s pripravo letnih proračunov, napovedi prihodkov, računovodskih izkazov, izdelavo poročil o finančnem stanju, revizijah s strani nadzornega urada itd..

Nakupovanje

To je zelo pomembno mesto za pravilen razvoj dela v podjetju, ker so odgovorni za dobavno verigo in kupujejo vse potrebno blago, tako da obrat deluje učinkovito..

To so lahko nakupi za uporabo podjetja kot za nadaljnjo prodajo in / ali surovine za proizvodnjo lastnih izdelkov.

To delovno mesto vključuje tudi nakup storitev, povezanih s prevozom ali trženjem.

Odgovorni so za uporabo informacijskih in računalniških sistemov za vodenje organizacije.

V podjetju, za katerega delajo, načrtujejo in usmerjajo vse aktivnosti, povezane z računalništvom in tehnologijo.

Določite poslovne cilje za načrtovanje načrtov za dosego prej zastavljenih ciljev.

4. Pomočnik upravitelja

Je odgovoren za izpolnjevanje vseh nalog upravitelja, kadar je ta odsoten.

Na splošno ne sprejema pomembnih odločitev brez predhodnega posvetovanja z upraviteljem, če pa ima odločitev o rutinskih in skupnih zadevah, ki se lahko pojavijo pri normalnem razvoju hotela..

Mora biti usposobljen z vsemi informacijami in znanjem, potrebnim za prevzem tako pomembnega položaja, poznati vse funkcije, osebje, njihove naloge, zamenjave itd..

Poleg tega poznavanje pravnih norm ni nekaj, česar ne moremo izogniti, da bi se izognili težavam z zakonom.

Hitro rešiti in imeti načrt B za vse, če stvari ne gredo v skladu s pričakovanji.

Vodja četrtletne razdelitve

Vaša naloga je načrtovati, nadzirati in nadzorovati, da se izvaja vsaka od politik delovanja, povezanih z vašim območjem:

  • Načrtujte in nadzirajte delovanje skupin in konvencij.
  • Analizirajte mesečne statistične podatke.
  • Vzpostaviti standarde in norme za zagotavljanje storitev na vašem območju.
  • Prejmite pritožbe, ki se nanašajo na vaše območje.
  • Usklajuje z vodjo vzdrževanja pravilno izvajanje njihovega dela.

Vodja recepcije

Organizira in nadzoruje naloge oddelka za sprejem:

  • Pripravite urnik osebja pod vašo pristojnostjo.
  • Upravljanje pritožb.
  • Po potrebi komunicirajte z drugimi oddelki.
  • Skrbijo za storitve za stranke in rešujejo vsa vprašanja ali skrbi.
  • Je glavni, ki je odgovoren za stik s stranko.

Gospodinja

Ta oddelek ima največje število zaposlenih v celotnem hotelu in je v glavnem odgovorno za čiščenje celotne ustanove: skupne prostore hotela in hodnike, pisarne, sobe itd..

To stališče je izjemno pomembno, saj je čistoča pismo o uvedbi hotela, to je v veliki meri odvisno od uspeha ali neuspeha.

Če se usposabljajo, morajo biti zaposleni prijazni in gostom posredovati toplino.

Vodja hrane in pijače

Odgovoren je za nadzor priprave in dekoracije vsake jedi in pijač, pripravljenih v kuhinji hotela, po receptih in standardih, ki jih je hotel predhodno določil..

Zagotoviti pravilen razvoj funkcij drugih zaposlenih, dobro ravnanje z zalogami, izogibanje materialnim odpadkom, pripravo jedilnika, spremljanje območja sladic, likerjev, splošnega inventarja itd..

Mora narediti potrebne prevzeme in nadzorovati kleti.

Nadzirajte vse odgovorno osebje.

Vodja pozornosti do javnosti

Odgovorna do upravitelja za pravilno delovanje storitev, ki jih ponuja restavracija ali kavarna.

  • Prejmite stranko.
  • Spremlja ga do mize.
  • Pridobite predloge.
  • Ogenj večerjo.
  • Preverite, ali vsi opravljajo svoje delo.
  • Preverite zaloge.
  • Po potrebi pomagajte natakarjem.

Odgovoren je za nadzor osebja, ustvarjanje jedilnikov, spremljanje racionalne uporabe surovin in drugega blaga, nadzor proizvodnje in kakovosti jedi, določanje urnikov dela drugih delavcev, ki so v njihovi oskrbi..

Direktor za splošne storitve

Odgovoren je za pripravo letnega programa za vzdrževanje in preprečevanje strojev in opreme.

Sprejeti vse potrebne ukrepe za ohranitev in izboljšanje arhitekturnih pogojev nepremičnine.

Upravljanje osnovnih storitev, podpora področjem, ki jih vključujejo, varovanje premoženja in uporabnikov, upravljanje varnostne in higienske komisije.

Upravitelj vzdrževanja

  • Rešiti mora vse težave, ki se pojavijo v rekordnem času, tako da se proizvodnja ne prekine.
  • Morate organizirati in usklajevati delovne naloge za vzdrževanje za vse osebje, ki je zadolženo.
  • Koordinira dostavo in sprejem potrebnih materialov za izvajanje vzdrževalnih del.
  • Preverite vrstni red in kakovost opravljenega dela.
  • Odobri odstranitev materiala, shranjenega v skladišču.
  • Po potrebi zagotovite usposabljanje o opremi, materialih in orodjih, ki so na voljo v objektih.

Vodja varnosti

Odgovoren je za preprečevanje poklicnih tveganj.

  • Analizirajte možne situacije tveganja.
  • Izdelajte varnostne načrte.
  • Preglejte ekipo.
  • Nadzira sisteme.
  • Zagotavlja varnost strank in zaposlenih.
  • Pripravite poročila o vsem, kar je bilo storjeno in kaj se je zgodilo.
  • Nadzor parkiranja.

Vodja vrtnarstva

Odgovorni za vse, kar je povezano z vrtom in njegovo vzdrževanje.

Upravni upravitelj

Njegova naloga je načrtovanje in usmerjanje upravnega vodenja podjetja.

  • Upravljanje odnosov z dobavitelji.
  • Disciplinski nadzor osebja.
  • Ustvarite proizvodne strategije itd..

Vodja kadrov

Odgovoren je za vse, kar je povezano z nadzorom človeških virov in deluje v neposrednem stiku z vodstvom in drugimi vodji.

  • Ohraniti mora ugodno delovno okolje.
  • Organizirajte kadrovske podsisteme.
  • Posredovanje konfliktov med zaposlenimi.
  • Zagotoviti blaginjo odnosov med zaposlenimi in podjetji.

Vodja skladišča

Nadzoruje vhodne in izhodne podatke vseh materialov, opreme, izdelkov, orodij in na splošno vse lastnine podjetja.

Opravlja tudi revizije in zaloge za pravilen in učinkovit nadzor.

Računovodski pomočnik

Njihove naloge so povezane z računovodskimi nalogami, med številnimi funkcijami pa lahko najdemo:

  • Upravljanje zalog.
  • Plačilo storitev.
  • Davčne napovedi.

Upravni pomočnik

Njegove glavne funkcije so:

  • Obdelava korespondence, sprejemanje dokumentov, odgovarjanje na klice, obisk, arhiviranje dokumentov, procesne datoteke, posodabljanje dnevnega reda itd..

Druga shema je: