Deliti:
10 značilnosti najpomembnejšega formalnega pisma
Uradno pismo je pisno sporočilo med dvema osebama, ki se med seboj poznajo ali ne, vendar imata v vsakem primeru oddaljen in spoštljiv odnos, ki ju prisili, da ohranita formalni jezik.
Tisti, ki piše pismo, se imenuje prejemnik ali izdajatelj; prejemnik ali prejemnik. Uradno pismo se običajno uporablja za komunikacijo med podjetji, visokimi institucijami in vladnimi subjekti, med drugim..
Uporablja se tudi za sodelovanje pri podeljevanju mednarodnih nagrad, javnih imenovanj ali priznanj.
V uradnih pismih je treba pogovorni jezik, poznavanje, idiomi in tuteo popolnoma pustiti na stran. Splošno sprejete formule vljudnosti morajo biti prisotne in morajo ustrezati vnaprej določeni strukturi.
Pisma te vrste morajo biti po svoji formalni naravi napisana na roko ali natisnjena na papir in poslana prejemniku v zapečateni ovojnici, čeprav je res, da se v sedanji digitalni dobi struktura uradnega pisma uporablja za sporočila, poslana prek e-pošte. Vendar pa slednji ni najpogostejši niti priporočljiv.
Deset glavnih značilnosti uradnih pisem
1. Formalni jezik
Formalni jezik zahteva pravilno uporabo besedišča in brezhibno slovnico in črkovanje. Zdravljenje mora biti oddaljeno in spoštljivo.
Pošiljateljevo obravnavanje prejemnika mora biti vaše; nikoli ne bi smeli biti vajeni, ne glede na starost ali obseg prejemnika, ali če je pošiljatelj ali ne.
Medtem ko mora biti jezik spoštljiv, to ne pomeni, da je treba razveljaviti prijaznost in vljudnost..
2. Namen betona
Brez natančnega namena in določenega cilja ni pisnega pisma. S to vrsto pisma je namenjeno sporočanju nečemu prejemniku ali zahtevanju informacij, ki jih pošiljatelj zahteva.
V vsakem primeru se skuša pozitivno dojemati prejemnika in ga nagibati, tako da se komunikacijski tok nadaljuje, dokler cilji pošiljatelja niso izpolnjeni. Zagotovljene informacije morajo biti čim bolj jasne in popolne.
3- Dolžina
Uradno pismo je običajno kratko in natančno, kar kaže neposredno na cilj, po ustreznih pravilih pozdravov in vljudnosti.
Kot je običajno v institucionalnem, poslovnem, vladnem ali med dvema osebama, ki nimajo tesnega odnosa, ni smiselno hoditi po vejah, se oddaljiti ali pojasniti vprašanja, ki niso osrednja. Na ta način navadno uradna pisma ne smejo presegati 2 strani.
4. Glava
Uradni dopis mora biti napisan v uradni dokumentaciji subjekta ali osebe, ki ga piše. Običajno se izvede na pisnih listih, v katerih se lahko prikaže samo ime institucije ali pošiljatelja, čeprav lahko vsebuje tudi naslov iste..
Po tem datumu se mora pojaviti datum, pred katerim je kraj (mesto), kjer pišete.
Bolj pametno je napisati datum brez okrajšav, to je mesec, napisan s črkami, in leto s štirimi številkami. Mora biti poravnana desno od lista.
5 - Zdravljenje in pozdrav
Zdravljenje mora biti formalno in mora vključevati položaj, poklic ali obseg prejemnika. Na primer: predsednik, doktor, profesor, general itd., Ki mu sledi priimek ali ne. Izogibajte se pozdrave z imenom, vzdevki ali vzdevki.
Ko je prejemnik par, se morate počutiti kot Lord in Lady. Poslanci in senatorji so v nekaterih državah obravnavani kot "častni", v drugih pa so lahko "slavni gospodar"..
Enako velja za druge vladne položaje ali plemiške nazive, zato je pomembno poznati protokol vsake države.
Če ne poznate določenega prejemnika, lahko uporabite neosebne formule, kot je "Komu se lahko nanaša" ali preprosto "Spoštovani gospod" ali "Draga gospa".
Za pozdrav bi morali dodati nekaj pravil, kot so "Spoštovani", "Spoštovani" itd. Obrazec »Spoštovani« se uporablja tudi kot formalni pozdrav.
6- Telo
Vsebina pisma se mora prav tako začeti z nekaterimi vljudnostnimi pravili, kot so: "S tem ...", "Pišem vam ...", "Z velikim spoštovanjem vas naslovim ob ...", "Postrezite to za ... "ali nekaj manj protokolov, kot je" Najprej prejmite prisrčen pozdrav ... ".
V pismu morajo biti kratki in dobro strukturirani odstavki. Sporočilo mora biti natančno, konkretno in nedvoumno.
Če gre za prošnjo, jo je treba opraviti neposredno; če je informativno pismo, bi morali iti naravnost do točke. Vedno imejte v mislih, da je prejemnik zaposlena oseba, ki ne želi izgubljati časa z nepotrebnimi govori ali težko razumljivimi.
7 - slovo
Srečanje naj zaokroži osrednjo idejo pisma, okrepi cilj in spodbudi dejanja, ki jih pošiljatelj pričakuje od prejemnika ("čakam na vaš odgovor", "Upam, da so informacije koristne" itd.).
Najpogostejše zapiranje uradnih pisem je "S spoštovanjem" ali "Zelo previdno", pri čemer se te oblike raje poslužujejo bolj pogovornih, kot so "Pozdravni pozdrav", "Pozdravi", "Objem" itd..
Po tem morate natisniti podpis (ime in priimek z velikimi tiskanimi črkami) in podpis pošiljatelja. T
Vključevati mora tudi položaj ali položaj, ki ga ima pošiljatelj, tj. "Dr.", "Ing.", "Prof.", Sledi pa mu ime in priimek ter v ločeni vrstici položaj: "predsednik ocenjevalnega odbora", "veleposlanik" republike "," generalni sekretar "itd..
8- Druge informacije
Ob vznožju pisma in po podpisu se lahko po potrebi vključijo pojasnila prilog ali imena oseb, ki bodo prejele kopijo pisma (označeno s kratico "Cc").
Spodaj in nazadnje se lahko vključijo začetnice osebe, ki je narekovala pismo, tj. Lastnika pošiljatelja (z velikimi črkami), in tiste osebe, ki jo je prepisala (z malimi črkami), kot je prikazano: ABC / def.
Kot pismo, ki se je prej mislilo, uporaba postscriptov ni priporočljiva.
9- Ovojnica
Vsako uradno pismo mora biti poslano v ovojnici, tudi če sta pošiljatelj in prejemnik v isti stavbi (na primer komunikacija med oddelki iste institucije)..
Ovojnica mora biti velikosti glede na to, kaj bo vsebovala, tako da ne postane preveč obsežna. Pismo je treba čim manj zložiti (2 do 4 krat največ), saj je papir, ki je skoraj nepoškodovan s preveč zloženimi listi, veliko bolj eleganten..
Ime in podatki o prejemniku se vedno nahajajo na sprednji strani ovojnice in njenega središča. Ime in podatki pošiljatelja so lahko na hrbtni strani in na zavihku ovojnice ali na sprednji, zgornji in levi strani ovojnice.
Zgornji desni kvadrant na sprednji strani ovojnice je vedno rezerviran za znamke ali žige.
Skrbno mora biti zaprt, vendar trdno, da se zagotovi nedotakljivost vsebine. V nekaterih primerih so zelo protokolarni ali elegantni, zatesnjeni z voskom.
10- Odgovor
Vsak uradni dopis mora imeti odgovor. Enako mora biti takojšnje, jedrnato in obdržati enako obliko uradnega pisma.
Uradni dopis brez odgovora se šteje za nespoštljivo in nevljudno ravnanje prejemnika, ki lahko povzroči popolnoma nasprotno od cilja, ki je bil prvotno zasledovan..
Reference
- Formalno pismo Vzpostavljeno iz es.wikipedia.org
- 10 Značilnosti formalnega in neformalnega pisma. Izterjano iz características.co
- Črka in njeni elementi. Izterjal se je s portaleducativo.net
- Značilnosti uradnega pisma. Izterjano iz clubensayos.com
- Značilnost in funkcija formalnih pisem. Vzpostavljeno iz estudiaraprender.com