Povpraševanje po vrstah nakupa, kako je izdelano, pomen in primeri

Oblika naročilo je dokument, ki ga ustvari uporabniški oddelek ali osebje skladišča, da o tem obvesti oddelek nabave, ki ga je treba naročiti, količino in časovni okvir dostave. Nakup v podjetju se začne z zbiranjem zahtev.

Po pripravi morate o tem obvestiti oddelek za nabavo. Zahtevek za nakup je dokument, ki bo vseboval seznam teh zahtev. Da bi preprečili goljufije, vodje oddelkov običajno ne smejo naročati neposredno z dobavitelji ali kupovati v imenu družbe..

Namesto tega je tisti, ki dejansko daje naročila zunanjim dobaviteljem, drug oddelek, imenovan nabavni oddelek. Vodje različnih oddelkov uporabljajo obrazce za nabavo, da obvestijo ta oddelek, katere materiale je treba pridobiti.

Nakupne zahteve in naročila so ključni dokumenti v procesu pridobivanja predmetov, ki jih podjetje potrebuje za svoje delovanje, standardizira postopek naročila interno in eksterno..

Indeks

• 1 Vrste
  • 1.1 Standard
  • 1.2 Podizvajanje
  • 1.3 Pošiljka
  • 1.4 Prenos zalog
  • 1.5 Zunanja storitev
• 2 Kako je izdelana?
  • 2.1 Proces nakupa
• 3 Pomen
  • 3.1 Začnite postopek nakupa
  • 3.2 To je nadzorno orodje
  • 3.3 Zaščita podjetja
  • 3.4 Centralizacija procesa nabave
• 4 Primeri
  • 4.1 Primer 1
  • 4.2 Primer 2
• 5 Reference

Vrste

Ključne točke v zvezi z zahtevo za nakup so naslednje:

- Oddelek za nabavo je zaprošen za pridobitev določenega seznama materialov.

- Potrebna je odobritev nabavne organizacije.

- Je notranji dokument; to pomeni, da ostaja v organizaciji.

Za naslednje vrste zagotavljanja lahko ustvarite zahtevo za nakup:

Standard

Pridobivanje dobav in materialov od dobaviteljev, tako za proizvodne procese kot za pisarniške potrebščine in drugo premoženje.

Podizvajanje

Za dobavo surovin dobavitelju in nato dobite končni izdelek.

Pošiljka

Za to je plačan material, ki je shranjen v objektih podjetja in dobavitelj.

TransfUčinkovitost zalog

Za pridobivanje gradiva iz drugega oddelka ali območja, ki je v isti organizaciji.

Zunanja storitev

Za pridobitev storitev zunanjega dobavitelja, kot je izvajanje vzdrževalnih del na napravi.

Kako je narejeno?

Osnovni sestavni deli, ki sestavljajo zahtevo za nakup, so:

- Številka zahtevka, ki omogoča identifikacijo dokumenta. Mora biti vnaprej natisnjena.

- Oddelek za prošnje.

- Datum zahteve in datum dobave.

- Ime osebe, ki pripravi zahtevo, in podpis osebe, ki izda ustrezno dovoljenje.

- Zahtevane izdelke je treba podrobno opisati, da bi se izognili netočnim podatkom. Znesek mora biti natančen; zelo pomembno je, da postavite zahtevano enoto (kilogramov, litrov, enot itd.).

- Podpis vodje oddelka nabave, ki odobri ali ne odobri nakupa.

- Če so ponudniki že zahtevali ponudbe, jih je treba priložiti zahtevi.

Proces nakupa

Postopek za izdajo naročil organizacije uporabljajo za izvajanje in sledenje naročil dobave. To so lahko vse, od surovine do pisarniškega pohištva in še več.

Ko vodja oddelka ugotovi, da so materiali nizki, izpolnite obrazec za zahtevek, ki vključuje zgoraj navedena polja..

Nakupna zahteva je obrazec, ki ga oddelek podjetja pošlje v oddelek za nabavo, v katerem so navedene postavke, ki jih želite zahtevati od zunanjega dobavitelja..

Ta postopek omogoča uporabnikom, da oddajo naročilo, prejmejo odobritev nadzornika in, kar je najpomembnejše, omogočijo zunanjim dobaviteljem, da predložijo ponudbe cen..

Ko upravitelj nabave v tem postopku prejme nakupno zahtevo, lahko pregleda vse informacije, ki jih pošlje izvorni uporabnik. Upravitelj preprosto izbere, ali je zahtevka odobrena ali ne.

Če ni odobren, obstaja polje, v katerem se navede razlog za odločitev, oddelek prosilec pa bo o tej odločitvi obveščen. Vendar, če upravljavec odobri, bo naslednji korak zahteval ponudbo dobaviteljev.

Pomen

Začnite postopek nakupa

Vsakič bodo službe podjetja potrebovale materiale; Nabavna zahteva sproži nakupni postopek. Oddelek za nabavo bo deloval v skladu s trdnostjo dokumenta.

Če bo prišlo do težave, bo dokument služil kot dokaz, da je oddelek zahteval dobavo z določenim sporočilom.

To je nadzorno orodje

Kadar ni ustreznega nadzora, je lahko osebje vpleteno v goljufijo, saj lahko zahteva material za osebno uporabo.

Z zahtevkom za nabavo so vzpostavljeni ukrepi, ki zagotavljajo, da se goljufije ne izvajajo. Zahteva mora potekati skozi več rokov, da se zagotovi njena točnost in potreba.

Zaščitite podjetje

Z izvedenimi nalogi za izločanje se izognemo možnostim goljufij. Zavarovana so tudi sredstva podjetja.

Centralizacija procesa nabave

Kadar organizacija zahteva, da se vse rekvizicije opravijo centralno prek oddelka za nabavo, je celoten proces enostaven za upravljanje.

Kupci imajo tudi koristi, saj lahko zdaj združujejo nakupe in izkoriščajo kupno moč organizacije, da se pogajajo o boljših pogojih.

Primeri

Primer 1

Zahtevek št .: 00455

Datum: 15. maj 2018

Ime prosilca: Annaliese Corvo

Položaj: nadzornik usposabljanja

Oddelek: Usposabljanje kadrov

Razlog za zahtevo: Na tečaju usposabljanja "Zagotavljanje kakovosti", ki bo potekal med tednom od 16. do 20. julija 2018, je treba uporabiti naslednje elemente:.

- 01 primer flipchart markerjev.

- 12 svinčnikov.

- 01 flip chart z 20 belimi listi: 1 meter širok x 1,5 metra dolg.

- 12 navadnih prenosnikov navadne velikosti.

- 06 barvni označevalci za tablo.

- 12 gume za brisanje.

- 12 svinčnikov za modro črnilo.

Priložena sta 2 ponudbi, ki sta jih prejela od dobaviteljev pisarniškega materiala.

Pooblastilo: Alberto Moreno

Položaj: vodja kadrov

Upravljanje človeških virov

Primer 2

Proizvodni oddelek Confecciones Tely, S.A. Naročiti morate različne materiale in izpolniti obrazec z zahtevki. Ta obrazec obvesti oddelek za nabavo, da so te zaloge potrebne.

Oddelek za nabavo lahko odobri ali zavrne prejeto zahtevo. Če bo odobreno, bo ustvarjeno naročilo za nakup.

Naročilo se pošlje dobavitelju za nakup izdelkov. Dobavitelj izdela in dostavi izdelke z računom.

Oddelek za sprejem sprejema izdelke in predloži poročilo o sprejemu računovodski službi.

Če so vsi dokumenti skladni, računovodja izda blagajniku odobritev računa, ki navaja, da je plačilo mogoče opraviti dobavitelju..

Reference

1. Poslovni slovar (2018). Zahteva za nabavo. Vzeto iz: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Kaj je zahteva za nakup? Vzeto iz: myaccountingcourse.com.
3. Gozdni čas. Razlika med zahtevo in naročilom. Mala podjetja - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Kaj je Nakupna zahteva in zakaj je pomembna za vaše poslovanje. Procurify. Vzeto iz: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Zahteva za nakup. Vzeto iz: tutorialspoint.com.