Lastnosti, funkcije in pomen nabavne službe

The oddelek za nakupovanje je del podjetja, ki je odgovoren za vse dejavnosti za pridobivanje surovin, rezervnih delov, storitev itd., kot to zahteva organizacija. Zagotavlja storitev, ki je hrbtenica mnogih industrijskih, trgovskih in vojaških organizacij.

Zagotavlja, da so zaloge, potrebne za poslovanje, razvrščene in vzdrževane v inventarju. Ta oddelek je v središču uspešnega upravljanja dobavne verige in je odgovoren za zmanjšanje stroškov naročenih izdelkov, nadzor nad nivoji zalog in vzpostavitev trdnih odnosov z dobavitelji..

Dober nabavni oddelek bo od dobaviteljev zahteval kakovost in bo sledil naročilom od začetka do recepcije. Pomagajte drugim službam pri ugotavljanju potreb, upravljanju procesa zahtevanja in pridobivanju konkurenčnih cen. Običajno delujejo kot kontrolorji za zagotavljanje skladnosti s proračuni.

Indeks

• 1 Značilnosti
  • 1.1 Delovati kot zaupanja vredni svetovalci višjemu vodstvu
  • 1.2 Spodbujanje inovacij dobaviteljev
  • 1.3 Zagotovite znanje o ključnih podatkih dobavitelja
  • 1.4 Upravljanje in izravnavanje tveganja dobavne verige
  • 1.5 Spodbujanje agilnega zaposlovanja in razvoja talentov
• 2 Funkcije
  • 2.1 Pridobivanje materialov
  • 2.2 Ocenite cene
  • 2.3 Predhodna odobritev dobaviteljev
  • 2.4 Naročila
  • 2.5 Pisarniško delo
  • 2.6 Skladnost s politiko
• 3 Pomen
  • 3.1 Pridobite nižje stroške
  • 3.2 Preprečite nezadostnost materialov
  • 3.3 Izboljšanje kakovosti
  • 3.4 Upravljanje odnosov
  • 3.5 Iskanje inovacij
• 4 Reference

Funkcije

Delujejo kot zaupanja vredni svetovalci višjemu vodstvu

Oddelek za nabavo se ukvarja s poslovnim načrtovanjem in proračunom na visoki ravni. To omogoča oblikovanje stroškov obratnega inženiringa in raziskovanje alternativ, ki so potencialno cenejše in / ali višje kakovosti..

Spodbujati inovacije od dobaviteljev

Odkupni oddelek sodeluje z dobavitelji, da bi zmanjšal osnovne stroške svojih izdelkov in storitev.

So tesno povezani z "življenjskim ciklom inovacij", od začetne ideje do proizvodnje in stalnega izboljševanja.

Zagotovite znanje o ključnih podatkih dobavitelja

Podjetja lahko te informacije uporabijo za ustvarjanje napovedne analitike, ki omogoča globlji vpogled v trge.

Upravljajte in zmanjšujte tveganje dobavne verige

Gospodarska kriza je pokazala, da je treba paziti na stabilnost dobaviteljev. Oddelek nabave ima veliko ostrejšo vizijo tega območja kot katerikoli drugi del organizacije.

Spodbujanje agilnega zaposlovanja in razvoja talentov

Potrebno je prečkati funkcionalne in geografske meje, da bi našli ustrezne kandidate za oddelek nabave.

V nekaterih primerih je odgovor le zunanji izvajalec ali uporaba skupnih storitev.

Funkcije

Pridobivanje materialov

Za proizvodno podjetje bi to lahko vključevalo surovine, lahko pa bi vključevalo tudi orodja, stroje ali celo potrebne pisarniške potrebščine za prodajno ekipo in sekretarje..

V maloprodaji mora nabavni oddelek zagotoviti, da je na policah ali v trgovinah vedno dovolj izdelkov, da bo trgovina dobro založena..

Še posebej je pomembno, da skladišče skladišč obdržimo na razumni ravni. Vlaganje velikih zneskov, ki presegajo zaloge, lahko povzroči težave z zalogami in pomanjkanje kapitala za druge vrste stroškov, kot so raziskave in razvoj ali oglaševanje..

Ocenite cene

Oddelek za nabavo je odgovoren za stalno ocenjevanje, če prejemate materiale po najboljši možni ceni, da bi povečali donosnost.

Morate primerjati cene, da bi našli najboljše dobavitelje z najbolj smiselnimi cenami za naročila določene velikosti podjetja.

Oddelek za nabavo lahko komunicira z alternativnimi dobavitelji, se pogaja o ugodnejših cenah za naročila z večjim obsegom ali ugotovi možnost pridobitve izdelkov z nižjo ceno iz drugih različnih virov..

Predhodna odobritev dobaviteljev

Oddelek za nabavo ocenjuje dobavitelje glede cene, kakovosti, mnenj kupcev in časa za dokončanje naročil, pri čemer sestavi seznam odobrenih dobaviteljev.

Spremljajte naročila

Naročila so dokumentirana z naročilnicami. Ti določajo pomembne informacije o naročenih materialih in zahtevano količino.

Ti obrazci se uporabljajo za zagotovitev, da so naročeni izdelki prejeti in da spremljajo čas, potreben za dokončanje naročil.

Pisarniško delo

Oddelek za nabavo obdeluje vso dokumentacijo v zvezi z nakupom in dostavo materialov.

To pomeni tesno sodelovanje z računovodskim oddelkom, da se zagotovi dovolj denarja za nakup predmetov, da so denarni tokovi tekoči in da se vsa plačila izvedejo pravočasno..

Skladnost s politiko

Nakupni oddelek mora pred nakupom zagotoviti, da je skladen s formalnostmi, ki so potrebne za pridobitev in odobritev proračuna, ter zagotoviti, da so materiali kupljeni v skladu s splošno politiko organizacije..

Pomen

Prihranite nižje stroške

Oddelek za nabavo igra pomembno vlogo pri maksimiranju dobička iz poslovanja. Primerjajte cene in se pogajajte z dobavitelji, da bo podjetje pridobilo najboljšo možno ceno v potrebnih izdelkih.

Prav tako lahko zagotovi prihranke z izkoriščanjem garancij in popustov, ki jih običajno pozabijo nestrokovnjaki.

Pomaga pri varčevanju, saj zagotavlja večjo preglednost stroškov podjetja. To bo omogočilo pogajanja o boljših pogodbah in sprostitev denarnega toka.

Preprečite pomanjkanje materialov

Oddelek za nabavo mora določiti, kateri izdelki so kritični za podjetje in sprejeti ustrezne ukrepe za zaščito svoje dobavne verige.

Da bi zagotovili, da nezadostni materiali ne vplivajo na produktivnost, nabavni oddelek uporablja tehnike, kot je večkratna dobava.

Imeti več virov pomeni uporabo več dobaviteljev, ki ponujajo enake izdelke. Če obstaja težava z enim dobaviteljem, se lahko naročila povečajo na drugo, da nadomestijo napako.

Izboljšajte kakovost

Oddelek za nabavo pomaga izboljšati kakovost z določanjem ciljev uspešnosti. Nato sledi dejanskemu delovanju glede na te cilje.

Bistvenega pomena je merjenje kakovostnih značilnosti z uporabo kazalnikov za atribute, kot so trajnost, videz izdelka ali pravočasnost dostave.

Tesno sodelujemo z dobavitelji za razvoj njihovih procesov in jim pomagamo izboljšati kakovost.

Upravljanje odnosov

Izziv nabavne službe je, da dobavitelja zanima sodelovanje z družbo. Poskrbite, da bo dobavitelj vlagal v dolgoročne odnose.

Oddelek mora tudi voditi odnose v podjetju. Sodelovati morate z notranjimi deležniki, kot so trženje, finance, logistika in distribucija, da zagotovite, da so vsi usklajeni.

Iskanje inovacij

Ker je nabavni oddelek vedno v stiku z različnimi zunanjimi podjetji, je v idealnem položaju, da pridobi inovativne izdelke, ki lahko podjetju zagotovijo konkurenčno prednost glede cene, kakovosti ali udobja..

Reference

1. Alexis Writing (2018). Kakšne so funkcije oddelka za nabavo v organizaciji? Mala podjetja - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedija, prosti enciklopediji (2018). Upravljanje nabave. Vzeto iz: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Vloge oddelka za nabavo v podjetjih. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 načinov, kako lahko nabavni oddelek izboljša vaše poslovanje. Vzeto iz: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Pet lastnostih naročniških organizacij svetovnega razreda. Forbes. Vzeto iz: forbes.com.