7 funkcij najbolj izrednega sekretarja



Med glavnimi funkcije sekretarja Vključujejo upravljanje dnevnega reda, služenje javnosti in upravljanje zaupnih informacij. Je oseba, ki je odgovorna za izvajanje nalog upravne pomoči v pisarni.

Ta položaj lahko uveljavlja moški ali ženska, čeprav je najpogostejša, da jo izvaja ženska.

Običajno so odgovorne za zaupne zadeve ljudi z določeno hierarhijo v podjetju, kot so direktorji, menedžerji, predsedniki, med drugim. To jih lahko spremeni v desno roko izvršne oblasti, s katero delajo.

Če je podjetje majhno, je največja delovna obremenitev sekretarja povezana z osnovnimi pisarniškimi nalogami.

Nekatere države sveta namenijo poseben dan v letu, da se zahvalijo in praznujejo svoje delo. Na primer, v Kolumbiji, Peruju in Mehiki je dan sekretarja 26. april, v Venezueli pa 30. september.

Sedem glavnih nalog tajnika

Naloga tajnice je, da podpira in sodeluje s svojim šefom, da lahko popolnoma izpolni svojo vlogo v organizaciji, brez zamud ali motenj.

Čeprav narava podjetja vpliva na vrsto dela, ki se zahteva od sekretarja, bi lahko rekli, da so njegove glavne naloge:

1. Upravljanje agende

Sekretar je odgovoren za redno posodabljanje dnevnega reda osebe, za katero dela. Tam bi morali odražati vse svoje delo in, včasih, osebne zaveze.

Prav tako morate voditi evidenco podatkov o vseh osebah in ustanovah, s katerimi se mora nanašati vaš delodajalec.

Dnevni red sekretarja običajno služi kot operativni dnevnik izvršilnega organa, s katerim dela.

2- Pozornost javnosti

Pozornost javnosti je ena izmed najbolj temeljnih nalog, ki jih mora opravljati sekretar. Odgovoriti morate na klice in zabeležiti razloge zanje, kot tudi vse podatke, ki bodo delodajalcu omogočili spremljanje zadeve.

To je tudi oseba, ki sprejema obiskovalce v pisarni. Zato je pomembno, da tajnica ohrani podobo, ki je skladna s celostno podobo delovnega mesta.

Vaša vloga je, da obiskovalcem ne samo pozdravljate in pričarate prijetno, ampak tudi dajte prva navodila in smernice o organizacijski kulturi in notranjih procesih podjetja..

3. Upravljanje dokumentov

Poleg tega, da je oseba, ki sprejema in upravlja korespondenco vašega šefa, sekretar piše, bere, odgovarja in vloži večino pisem, obvestil, beležk in e-pošte od vašega delodajalca..

V ta namen je priročno, da upravljate določene aplikacije programske opreme omogočajo hitrejšo in hitrejšo pripravo takšnih dokumentov.

Specifičnost teh kompetenc bo odvisna od vrste dela, ki se zahteva na področju, na katerem delajo..

Sekretar vodi kontaktno podatkovno bazo svojega šefa in vloži pisno korespondenco ter zapisnike in druge dokumente o interesu v pisarni..

Sekretar je običajno seznanjen z zadevami, ki jih obravnava na pomembnih sestankih.

4- Ravnanje z občutljivimi informacijami (notranja in zunanja)

Med funkcijami, ki ločujejo dobro tajnico, je pravilno in učinkovito ravnati z vsemi informacijami, ki so zelo pomembne za delovanje podjetja ali ustanove, kjer delate.

Na primer, morate imeti nadzor nad pravnimi dokumenti, ki jih lahko kadar koli zahtevajo vladni organi.

Prav tako lahko dostopate do informacij o okolju ali katerem koli akterju, ki je povezan s podjetjem. Te informacije je treba upravljati na diskreten, učinkovit in pravočasen način.

5. Organizacija pisarne

Sekretar mora upravljati in vzdrževati opremo in pohištvo pisarne: telefoni, fotokopirni stroji, tiskalniki, projektorji, pohištvo, omarice za pisanje, med drugim..

Prav nadzoruje popis zalog in pisarniške opreme. Prav tako ureja fizične in elektronske datotečne sisteme, tako da so informacije takoj na voljo, kadar je to potrebno..

Sekretar mora imeti čist in urejen delovni prostor, saj je to običajno ena od prvih stvari, ki jih ljudje zunaj podjetja vidijo pri vstopu v svoje objekte..

6- Priprava predstavitev

Običajno mora izvršilni organ predstaviti svoja poročila v obliki predstavitev, ki povzemajo in hierarhizirajo informacije. Za to nalogo ponavadi prosi sekretarja za pomoč.

Oseba, ki je v sekretariatu, bi morala zagotoviti, da informacije, ki so tam navedene, pravilno odražajo podatke, ki jih želi njegov vodja deliti.

Prav tako se morate zavedati, da gre za predstavitev brez pravopisnih napak in da je skladna z grafično identiteto podjetja.

7. Administrativni nadzor

Sekretar je tudi odgovoren, da se zaveda skladnosti s politikami in postopki, potrebnimi za skrb za premoženje podjetja ali ustanove, v kateri dela..

Glede na hierarhično raven vašega šefa lahko sekretar potrdi točnost podatkov, ki odražajo podrobnosti proračunskih operacij.

Sekretar se mora ukvarjati z upravljanjem in ustreznim upravljanjem virov znotraj urada.

Virtualni sekretar

Z naraščanjem števila spletnih mest se pojavi številka tajnikov na spletu ali virtualnih pomočnikov.

Ti sekretarji opravljajo večino zgoraj opisanih nalog, vendar na daljavo. V teh primerih sekretarji zaračunavajo svoje storitve po uri ali po projektu.

Reference

  1. Kulturni denar (2015). 4 glavne funkcije tajnika. Vzpostavljeno iz: comofuncionaque.com
  2. Kokemuller, Neil (s / f). Seznam nalog tajnika. Vzpostavljeno iz: work.chron.com
  3. Pymex (2016). Naloge in odgovornosti upravnega sekretarja. Vzpostavljeno iz: pymex.pe
  4. Zdaj prostovoljno (s / f). Kakšna je vloga sekretarja? Vzpostavljeno iz: diycomitteeguide.org
  5. Windermere, Anna (s / f). Kakšne so funkcije sekretarja kot pomočnika vodje? Vzpostavljeno iz: pyme.lavoztx.com