Pozitivna in negativna povratna informacija Kako jo podati v 9 korakih (s primeri)



Podajte pozitivno ali negativno povratno informacijo je uporaba komunikacijskih metod za prenos in sprejemanje informacij o ustreznosti ali neustreznosti našega dela. Pri prvem pristopu k temu konceptu lahko mislite, da gre za negativne vidike, ki jih šefi sporočajo zaposlenim v podjetju.

Dobre povratne informacije so povedane, da je bilo nekaj dobro opravljenega. Na primer: "Delo je bilo opravljeno na jedrnat način in dobro je razumljeno. Negativne povratne informacije se pojavijo, ko je nekaj storjeno narobe. Na primer: »Delo ni dobro razumljeno, ima zmedeno informacijo«.

Tako pozitivna kot negativna služita izboljšanju uspešnosti osebe, ki ji je dana povratna informacija. Vendar pa je koncept povratnih informacij o delu veliko obsežnejši, pozitiven ali negativen in obravnava zaposlenega, šefa ali sodelavca.

Kot pravi Farr (1993), je v delovnem okolju veliko informacij, ki nam kažejo, kako opravljamo naše delo. Vendar je treba te informacije razumeti, da bi dosegli naše cilje in cilje. Med drugim vam bodo povratne informacije o delu omogočile:

  • Popravite napake pri uspešnosti.
  • Zmanjšajte negotovost glede ustreznosti svojega dela.
  • Spoznajte, kako vas drugi dojemajo in vrednotijo.

Poleg tega bodo nekatere prednosti, ki jih boste dobili pri izvedbi konstruktivnih povratnih informacij v vašem delovnem okolju:

  • Izogibajte se sporom s sodelavci, zaposlenimi ali vodji.
  • Imajo večje zadovoljstvo na delovnem mestu.
  • Spodbujati timsko delo in biti učinkovitejši.
  • Dosežite občutek samozadostnosti na delovnem mestu.

9 Koraki za pozitivno ali negativno povratno informacijo

Da bi jo uresničili učinkovito, opisujemo 9 korakov, ki jih morate upoštevati, da bi razvili ta način komuniciranja:

1 - Preden pošljete povratno informacijo, izberite čas in kraj

Začeti morate z vprašanjem druge osebe, če je takrat na voljo. Če ste zasedeni, pogovor poskusite začeti pozneje.

Na ta način vam bo oseba, ki ji boste posredovali povratne informacije, dala pozornost, ki jo potrebujete za učinkovito komunikacijo. Po drugi strani, da izberete scenarij, morate upoštevati vrsto informacij, ki jih boste zagotovili:

Ko gre za pozitivne povratne informacije, se morate odločiti, da to storite v javnosti, tako da bo oseba še bolj socialno priznala ustreznost svojega dela..

Če želite sporočiti nekatere negativne vidike, izberite zasebno spletno stran, tako da delavec ne bo zaznal, da mu je pred sabo nerodno.

2 - Ne čakajte predolgo, da izrazite svoje mnenje

Če obstaja kakšen vidik, ki ga želite posredovati kolegi, zaposlenemu ali šefu, ne čakajte dolgo. V nasprotnem primeru se oseba ne bo dobro spominjala, kaj pomeni.

Na primer, če nekomu poveste, da vedenje, ki ste ga imeli pred 3 meseci, ni primerno, oseba verjetno ne bo kontekstualizirala tega, kar se je zgodilo, zato vaši komentarji ne bodo imeli želenega učinka..

Če pa omenite pozitivni ali negativni vidik v zvezi z nečim, kar ste naredili v zadnjih nekaj dneh, lahko upoštevate svoje mnenje in popravite, če je to potrebno, saj ne boste več odstopili od svojega cilja..

Poleg tega je ta točka še posebej pomembna v zvezi z negativnimi povratnimi informacijami, saj, če ne boste dali svojega mnenja takoj, boste nakopičili pritožbe proti osebi in morda bo nekega dne preobremenjena in sporočila vse, kar vas moti, z agresivnim odnosom..

To je običajno v vseh vrstah odnosov - prijatelji, pari, starši itd. - Če drugi osebi ne poveš, kaj te moti, se težko spremeni njihovo vedenje..

3 - Pokaže empatičen odnos

Z empatijo se postavite v drugo mesto in razmislite, kako bi želeli, da bi vam posredovali informacije o vašem delu in vaši uspešnosti.

Zagotovo bi želeli, da je oseba, ki bo komentirala nekatere vidike vašega dela, empatična, da ne bo poškodovala vaših občutkov, ko gre za negativne informacije..

Če je vaše delo na nek način vplivalo na vaše, poskusite, da ne izgubite hladu in razložite, kako se počutite.

4 - Poslušajte drugega in bodite prilagodljivi

V tem komunikacijskem procesu bi morali imeti možnost aktivno poslušati - in ne samo govoriti. To vključuje tudi priložnost, da drugi predstavijo težave, s katerimi se je srečal na svoji poti v zvezi s to nalogo.

Obravnavajte razloge, zaradi katerih je druga oseba ravnala na ta način. Morda, ko poznate svoje okoliščine, razumete, da ste ravnali na najboljši možen način.

Imate sposobnost, da popravite, če mislite, da se motite. Navsezadnje povratne informacije, ki nam jih posredujete, temeljijo na vašem osebnem mnenju, to ni absolutna resnica.

5 - Ne uporabljajte splošnih in nespecifičnih komentarjev

Pomembno je, da ste konkretni s svojimi komentarji, namesto da dajete povratne informacije z nejasnimi in splošnimi informacijami. Ni enako reči: "dobro delo", da "vaše zadnje poročilo zbira zelo natančne informacije o napredku podjetja".

Z drugo pripombo se bo druga oseba počutila bolj cenjena in bolje poznala njihovo učinkovitost pri delu.

Bolj specifične in specifične informacije, ki jih posredujete, boljše posledice bodo imele na uspešnost druge osebe - tako kot je natančnejši kompas, tem lažje bomo vodili ladjo-.

6 - Uporabite "sendvič tehniko"

Ta tehnika sestoji iz:

  1. - Pozitivna kritika o vidikih, ki jih opravljate ustrezno, ali o prizadevanjih, ki jih izvajate za dosego cilja.
  2. - Negativna kritika, o tem, kaj bi po vašem mnenju morali izboljšati, da bi opravili učinkovito delo.
  3. - Pozitivna kritika, o njeni splošni ustreznosti.

Na ta način se izognete začetnemu nelagodju, da začnete z negativno pripombo, tako da bo oseba bolj dovzetna za vaše mnenje. Poleg tega lahko v ustih pustite dober okus, ki zaključi pogovor z drugim pozitivnim vidikom.

Oseba, ki prejme povratne informacije, se ne bo počutila izzvane, vendar jo bo sprejela bolj pozitivno in bo pripravljena spremeniti negativni vidik, ki ste ga omenili.
Primer te tehnike bi bil povedati sodelavcu:

»Vaša izpostavljenost pretekle prodaje mi je dala zelo dragocene informacije. Bilo je dolgo, a zelo zanimivo..

7 - Uporabite povratne informacije, ki se osredotočajo na vedenje, ne na osebo

Zelo pomembno je, da izberete besede, ki jih boste uporabili dobro, da ne boste kritizirali zadevne osebe, ampak vedenje, ki je bilo opravljeno v določenem času..

Da bi ga bolje razumeli, ni enako reči "projekt ni bil pravočasno dostavljen", kot da bi rekel "vedno zamujam projekte". V drugem primeru lahko oseba čuti, da je označena kot neodgovorna in da se bo pojavila neprijetna in neprijetna situacija..

Osredotočite se tudi na izolirano vedenje, tako da vedenje ni splošno. Oglejmo si primer v zvezi s tem vidikom: Bolje je reči: »Danes zjutraj ste prispeli 15 minut pozno, rad bi vedel, če ste imeli kakšno težavo«: »Zelo ste nezadržni«.

Kot lahko vidite, se prvi primer osredotoči na vedenje, da je pozno - poleg tega, da prikazuje empatični odnos do tega-.

V drugem stavku pa je nasprotno agresiven, katalogizira osebo na podlagi nekaterih dejstev, ki včasih predstavljajo izjemo, ne pa normo..

8 - V negativnih povratnih informacijah daje možnosti za boljšo izvedbo naloge

Ko so povratne informacije negativne, dodajte komentarje za izboljšanje dela. To bo drugi osebi pomagalo vedeti, kako naj svoje delo opravlja produktivno.

Na primer, če vam ni bilo všeč, kako je delavec obravnaval stranko, bi lahko rekli nekaj takega: »Danes zjutraj sem opazil, da je stranka nezadovoljna z vašo razlago plačila s financiranjem. Ob drugi priložnosti lahko ponudite pojasnjevalno brošuro, ki jo bo bolje razumela..

9 - Spodbujajte druge, da podajo svoje mnenje o vašem delu

Še posebej, če je to vaš uslužbenec, morate spodbujati to dinamiko in izmenjavo informacij, tako da boste lahko imeli koristi od prednosti takojšnje in konkretne informacije o vašem delu..

Poznavanje mnenj delavcev okoli vas vam bo pomagalo pri upravljanju lastne ladje, kako smo komentirali na začetku tega članka.

Upamo, da vam bodo vsi ti nasveti pomagali izboljšati komunikacijo s sodelavci in doseči večje zadovoljstvo pri delu..

In vi, katere druge nasvete za pozitivne ali negativne povratne informacije bi dodali?

Reference

  1. Ana I. García Álvarez in Anastasio Ovejero Bernal. Ukrep povratnih informacij o delu v organizacijah: Prilagoditev vprašalnika o raziskavi povratnih informacij o delovnih mestih. Psicothema, 1998. 10, n ° 2, str. 241-257.
  2. Carlos Eduardo Román Maldonado. O povratnih informacijah ali povratnih informacijah v spletnem visokem šolstvu. "Virtualna revija Katoliška univerza na severu". 26, (februar - maj 2009, Kolumbija).
  3. Ignacio Boss. Zakaj dati povratno informacijo? Kako to narediti učinkovito? (2001) Univerza CEMA.
  4. M. I. Ferrero in M. Martín. Pomen konstruktivnih povratnih informacij pri ocenjevanju skupinskih glasbenih nastopov.
  5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Ali se skrivate pred šefom? Razvoj taksonomije in instrumenta za ocenjevanje ravnanja povratnih informacij dobrih in slabih izvajalcev. Journal of Management (2003).