Kaj je ključni cikel dokumentov?

The življenjski cikel dokumentov sestoji iz zaporedja stopenj, skozi katere datoteka prehaja skozi njeno življenjsko dobo. Te faze, od ustvarjanja dokumenta, vseh njegovih uporab in sprememb, do uničenja ali trajne vloge.

Koncept življenjskega cikla dokumentov je nastal v ZDA po drugi svetovni vojni. Razlog za to je, da je treba najti ustrezen način za upravljanje velikega števila zbranih datotek.

Vsaka disciplina obravnava življenjski cikel dokumentov na drugačen način, ob upoštevanju njihovega pristopa in narave dokumentacije.

Na primer, življenjski cikel pravnega dokumenta je lahko različen od obdobja akademskega dokumenta.

V vsakem primeru je treba upoštevati, kako dolgo je treba dokument hraniti, kako ga je treba shraniti ali kakšna je njegova pravilna uporaba. Prav tako obstajajo različni pristopi k stopnjam vašega življenjskega cikla.

Na primer, morda obstajajo dokumenti brez vrednosti za podjetje ali za vladni subjekt zaradi njegove starosti. Vendar pa imajo ti isti arhivi lahko veliko zgodovinsko vrednost za muzej.

Druga bistvena razlika je v analognih in digitalnih dokumentih. Čeprav je pomembnost vsebine dokumentov, obstoj digitalnih datotek pomeni posebnosti pri ravnanju z njimi in v fazah njihovega življenjskega cikla..

Tri dobe dokumentov

Leta 1972 je zgodovinar Carlos Wyffels predlagal teorijo o treh vekah. V skladu s tem so dokumenti predmeti, ki imajo pomemben proces, v katerem se spreminjajo njihove uporabe.

Na splošno se dokumenti intenzivno uporabljajo takoj po nastanku in za določeno časovno obdobje.

Vendar pa se sčasoma ta uporaba zmanjša do trenutka, ko se popolnoma ustavi, bodisi ker so arhivirani ali uničeni.

Po Wyffelsu je ta cikel, skozi katerega potekajo vsi dokumenti, razdeljen na tri obdobja: upravno ali aktivno starost, vmesno ali polaktivno starost ter neaktivno ali zgodovinsko dobo..

Upravna ali aktivna starost

Nanaša se na aktivno obdobje dokumenta. Začne se v trenutku njegovega nastanka in poteka skozi različne faze, s katerimi se redno posvetuje, prenaša in deli.

Na primer, starost upravne vozovnice javne službe se začne, ko je generirana. Nato se še naprej premika za določen čas: medtem ko ga poštar dostavi ali pošlje po elektronski pošti, ko se posvetuje in ko je plačan.

Vmesna ali polaktivna starost

To je obdobje, v katerem je dokument izgubil pripomoček, za katerega je bil ustvarjen. Zato nima tako aktivne uporabe kot v upravni dobi. Vendar se ohranja in se z njimi redko posvetuje.

Na primer, vmesna starost vozovnice za storitve se začne, ko se po plačilu vloži v mapo. Zelo verjetno je, da se z njo nikoli več ne bo posvetovalo, vendar pa ostane arhivirano v primeru kakršne koli skrbi.

Polaktivno življenje dokumentov je lahko spremenljivo glede na vrsto dokumenta in glede na kontekst. Pravni dokument, na primer, ima lahko bolj aktivno življenje kot javno vozovnico.

Neaktivna starost ali zgodovinska starost

Nanaša se na končno obdobje datotek. Vendar pa vse datoteke nimajo istega cilja. Glede na njihovo naravo se lahko spremenijo v zgodovinske ali uničene.

Zgodovinski arhivi so tisti, ki imajo kulturno ali raziskovalno vrednost. Zato se v tej fazi poskuša ohraniti metode za njihovo čim bolj popolno ohranitev..

Faze življenjskega cikla dokumentov

Teorija treh obdobij na splošno opredeljuje temeljne faze, skozi katere potekajo vsi dokumenti.

Vendar pa obstajajo tudi druge bolj specifične faze, ki določajo uporabnost in manipulacijo dokumentov.

Faze, skozi katere dokument preide, so odvisne od njegove vrednosti, njene uporabe in konteksta. V skladu s temi značilnostmi se določi, katere faze morajo prestopiti in katere so tehnične in upravne določbe za vsakega od njih..

To so nekatere od glavnih faz, skozi katere dokument preide v svoji življenjski dobi:

1-Ustvarjanje: sestavlja dokument, bodisi v tiskani ali digitalni obliki.

2-Skladiščenje: Glede na obliko, v kateri je bil dokument ustvarjen, se shrani fizično ali digitalno. V nekaterih primerih se upošteva tudi faza digitalizacije, kadar je ta del procesa.

3-kategorizacija: se nanaša na organizacijo, razvrščanje ali indeksiranje dokumentov v skladu s parametri, določenimi v vsakem kontekstu.

4-prenos: nanaša se na pošiljanje in / ali dostavo dokumenta glede na njegove značilnosti. Dejansko se to lahko nanaša na dostavo po fizični pošti ali pošiljko po elektronski pošti, odvisno od primera..

5-Distribucija: ta stopnja se nanaša na dokumente, ki so javnega značaja ali potrebe, zato jih je treba po ustvarjanju razkriti določeni skupini ljudi.

6-skupna uporaba: Trenutno lahko datoteke uredite za uporabo in urejanje v skupni rabi. Ta faza je nedavno nastala in velja izključno za digitalne dokumente.

7-Posvetovanje: se nanaša na fazo, v kateri so dokumenti urejeni z namenom, da se jih je mogoče posvetovati. V tem procesu so določbe o varnosti in / ali dostopnosti zelo pomembne, odvisno od javnosti, ki naj bi dostopala do informacij.

8 - Vložitev ali uničenje: To je zadnja faza življenjskega cikla vseh dokumentov. Ustreza trenutku, v katerem se odloči, ali ima dovolj zgodovinske vrednosti, ki jo je treba ohraniti, ali nasprotno, uničeno.

Viri

1. Darmouth College. (S.F.). Življenjski cikel dokumenta: definicije, podporne tehnologije in aplikacije. Vzpostavljeno iz: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Življenjski cikel dokumentov: Teorija treh starosti. Vzpostavljeno iz: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Kaj je življenjski cikel elektronskega upravljanja dokumentov? Vzpostavljeno iz: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Življenjski cikel dokumenta. Vzpostavljeno iz: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Življenjski cikel dokumentov - španski arhivski sistem. Izterjano od: normadat.es.