Profil izvršilnega sekretarja, potrebna znanja in funkcije



The izvršni sekretar je služba ali poklic, ki zagotavlja največjo možno podporo visokim zaposlenim v podjetju ali organizaciji. Kdo bo organiziral in vzdrževal urnik vodstvenih delavcev in jim pomagal pri izvajanju različnih upravnih nalog.

Cilj je prispevati k splošni učinkovitosti poslovanja z zagotavljanjem, da bodo vse upravne naloge, ki so mu dodeljene, izvedene pravočasno in učinkovito. Sekretar je oseba, ki zagotavlja administrativno podporo. Opravljajo lahko naloge, kot so pisanje in arhiviranje, odgovarjanje na telefon in pošiljanje sporočil.

Po drugi strani izvršilni sekretar ali upravni pomočnik opravlja tudi nekatere od teh dejavnosti, skupaj s koordinacijo pisarne, raziskavami izdelkov, interakcijo z dobavitelji, naročanjem izdelkov in ustvarjanjem baze podatkov..

Običajno izvršni sekretarji prejemajo višje plače kot tajnice, ker opravljajo funkcije na visoki ravni in pospešujejo pisarniško produktivnost.

Indeks

  • 1 Zahtevani profil
  • 2 Potrebne spretnosti
  • 3 Funkcije
    • 3.1 Odgovornosti
  • 4 Reference

Zahtevani profil

- Diploma iz poslovne administracije ali sorodnih področij.

- Dokazana izkušnja kot izvršilni sekretar ali podobna upravna vloga.

- Mora biti kompetenten za upravljanje Microsoft-Officea na celovit način in v programski opremi "back-office", npr..

- Poglobljeno poznavanje upravljanja osnovnih računovodskih pisarn in postopkov ter ustreznega strokovnega besedišča, ki se obravnava v industriji.

- Poznavanje osnovnih raziskovalnih metod in tehnik poročanja.

- Odlične organizacijske in časovne sposobnosti.

- Odlične komunikacijske in pogajalske sposobnosti.

- Celovitost in zaupnost.

Izvršni sekretarji morajo biti hitri strokovnjaki z veliko zmogljivostjo upravljanja časa in večopravilnih sposobnosti. Vodstvo se lahko z njihovo prizadevnostjo in kompetentnostjo pri svojem delu osredotoči na svoje vodstvene odgovornosti, ne da bi skrbelo za druge naloge.

Mnogi menedžerji se močno zanašajo na svojega izvršnega sekretarja, da usklajujejo vsakodnevne naloge in jih hranijo na dnevnem redu. Zahtevajo veliko takta in samozavesti kot varuhi upravljalčevega časa.

Potrebne spretnosti

Izvršni sekretarji morajo biti učinkoviti pri osnovnih spretnostih, kot so pisanje, slovnica, črkovanje in ločila, in imeti izkušnje z uporabo pisarniške opreme in običajnih aplikacij programske opreme, kot so obdelava besedil, preglednice in grafike..

Prav tako morajo imeti odlične sposobnosti za upravljanje časa in zmogljivosti za učinkovito obravnavanje različnih odgovornosti.

Po drugi strani pa izvršilni sekretar potrebuje tudi druge lastnosti, kot so dobra presoja, diplomacija, diskretnost in sposobnost samostojnega reševanja problemov..

Za komunikacijo z javnostjo, pisanje poročil in pregledovanje publikacij potrebujejo močne komunikacijske sposobnosti.

Aktivno poslušajte

Vedeti morate, da ste pozorni na to, kar drugi ljudje pravijo, in si vzeli čas, da razumejo točke, ki so bile narejene, postavljajo vprašanja, kot je primerno, in ne motijo ​​v neprimernih časih.

Bralno razumevanje

Popolno razumevanje stavkov in pisnih odstavkov v dokumentih, povezanih z delom.

Upravljanje časa

Vedite, kako učinkovito upravljati tako svoj čas kot čas drugih.

Vedeti, kako govoriti

Govorite jasno z drugimi ljudmi, da boste lahko učinkovito posredovali informacije.

Pisanje

Imeti učinkovito pisno komunikacijo glede na to, kaj je najbolj primerno za potrebe občinstva.

Kritično razmišljanje

Uporaba logike in sklepanja za prepoznavanje prednosti in slabosti alternativnih rešitev, sklepov ali pristopov k problemom, ki se pojavljajo.

Proaktivno učenje

Razumeti posledice novih informacij za reševanje problemov in sprejemanje trenutnih in prihodnjih odločitev.

Usklajevanje

Prilagajanje dejanj v odnosu do dejanj drugih.

Pregled

Pregled in vrednotenje uspešnosti samega sebe, drugih ljudi ali organizacij, da bi izboljšali ali sprejeli korektivne ukrepe.

Funkcije

Izvršni sekretar je lahko odgovoren za drobno gotovino in računovodstvo, lahko pa tudi upravlja proračun. Članke lahko objavljate na spletni strani, čeprav lahko oblikujete in upravljate spletno mesto.

Vnos podatkov lahko izvedete v preglednici, ki ste jo oblikovali in uporabljali za funkcije poročanja.

Izvršni sekretar lahko nadzoruje administrativno osebje. Pogosto poroča neposredno direktorju in lahko podpira enega ali več vodilnih delavcev.

Odgovornosti

Pozor na vodstvo

- Ohranite agendo vodstvenih delavcev in pomagajte pri načrtovanju sestankov, sestankov uprav, konferenc itd..

- Udeležite se sestankov, da sestavite zapisnike in zapisnike sestankov, nato jih sestavite, prepišete in distribuirate.

- Izvedite vse potovalne aranžmaje za vodstvene delavce: nakup prevoza, hotelska rezervacija, dostava potnih stroškov, upravljanje in pregled ustrezne dokumentacije itd..

- Izvajanje pooblaščenih preiskav, zbiranje podatkov in priprava dokumentov ali poročil za obravnavo in predstavitev s strani vodilnih delavcev, odborov in upravnih odborov..

- Ravnajte z zaupnimi dokumenti in poskrbite, da ostanejo varni in varni.

Notranja in zunanja interakcija

- Sprejemanje in filtriranje telefonskih klicev, kadar je to primerno, jih preusmerite na ustrezno osebo.

- Upravljanje, razvrščanje in razvrščanje vseh dohodnih ali odhodnih dopisov (e-poštnih sporočil, pisem, faksov, paketov itd.), Branje in analiziranje dohodnih memorandumov, predstavitev in poročil, da se določi njihov pomen in načrtuje njihova distribucija.

- Pripravite odgovore na korespondenco, ki vsebuje rutinske poizvedbe.

- Spremljajte uporabo pisarniških potrebščin in se pogajajte z dobavitelji, da bodo naročila bolj donosna.

- Srečanje s posamezniki, posebnimi interesnimi skupinami in drugimi, v imenu vodstvenih delavcev, odborov in upravnih odborov.

- Pozdravite obiskovalce in ugotovite, ali jim je treba omogočiti dostop do določenih ljudi.

Upravna podpora

- Elektronske in papirne zapise hranite v arhivu in zagotovite, da so informacije organizirane in lahko dostopne za hitro iskanje.

- Priprava računov, poročil, pisem, računovodskih izkazov in drugih dokumentov z uporabo programske opreme za obdelavo besedil, preglednic, podatkovnih baz in / ali predstavitev, prav tako zagotavlja ustrezno pomoč pri računovodstvu.

- Opravite splošne pisarniške naloge, kot so vzdrževanje administrativnih sistemov in izvajanje osnovnih računovodskih nalog.

- Usklajevanje in usmerjanje pisarniških storitev, kot so priprava dokumentov in priprave proračuna, za pomoč vodstvenim delavcem.

- Vzpostaviti in nadzorovati upravne politike in postopke tako za zaposlene v pisarnah kot tudi za organizacijo.

- Preglejte operativne prakse in postopke, da ugotovite, ali je mogoče doseči izboljšave na področjih, kot so potek dela, postopki poročanja ali izdatki.

- Nadzirati in usposabljati drugo administrativno osebje.

Reference

  1. Izvedljivo (2018). Opis delovnega mesta izvršilnega sekretarja. Vzeto iz: resources.workable.com.
  2. Beth Greenwood (2018). Razlika med sekretarjem in izvršnim sekretarjem. Delo - Chron. Vzeto iz: work.chron.com.
  3. Karierni načrtovalec (2018). Izvršni sekretar in upravni pomočnik. Vzeto iz: job-descriptions.careerplanner.com.
  4. Hrvillage (2018). Opis delovnega mesta izvršilnega sekretarja. Vzeto iz: hrvillage.com.
  5. BSR (2018). Odgovornosti izvršilnega sekretarja. Vzeto iz: bestsampleresume.com