Načela nadzora nad podjetjem Glavna načela in primeri

The načela nadzora podjetja so predpisi, ki zahtevajo obstoj postopkov in procesov, vzpostavljenih v računovodskih sistemih, ki pomagajo upravljavcem nadzorovati in urejati dejavnosti podjetja, s čimer zagotavljajo, da so sredstva podjetja zaščitena.

Namen načel nadzora je zagotoviti pravilno delovanje računovodskega sistema in pravilno evidentiranje poslovnih dogodkov. Očitno menedžerji ne morejo nadzorovati vseh zaposlenih, zato obstaja možnost, da pride do napak ali goljufij..

Za prepoznavanje in vzpostavitev učinkovitih kontrol mora vodstvo nenehno ocenjevati tveganja, nadzorovati izvajanje nadzora in po potrebi spreminjati kontrole.

Takšna bistvena poslovna funkcija zagotavlja razumno varnost z zmanjševanjem verjetnosti napak in varovanjem sredstev organizacije. Zaradi svojega pomena morajo podjetja upoštevati temeljna načela nadzora.

Indeks

• 1 Glavna načela nadzora
  • 1.1 Nadzorno okolje
  • 1.2 Nadzorne dejavnosti
• 2 Primeri
  • 2.1 Ločevanje nalog
  • 2.2 Dovoljenja
  • 2.3 Sprememba osebja in počitnice
  • 2.4 Fizične revizije
  • 2.5 Periodične računovodske uskladitve
  • 2.6 Avtomatizirane kontrole
• 3 Reference

Glavna načela nadzora

Kontrolno okolje

Način upravljanja in pričakovanja vodij na visoki ravni, zlasti njihove politike nadzora, določajo kontrolno okolje.

V kontrolnem okolju je dodaten nadzor upravnega odbora, ki zagotavlja, da obstaja administrativna celovitost, etične vrednote, dobro opredeljena organizacijska struktura ter usposobljeni in zanesljivi zaposleni, ki dodeljuje pooblastila in odgovornosti..

Nadzorne dejavnosti

To so posebne politike in postopki, ki jih uprava uporablja za doseganje svojih ciljev. Te vključujejo naslednje:

Ločevanje nalog

Zahteva, da se različnim ljudem dodeli odgovornost za izvajanje različnih nalog v povezanih dejavnostih, zlasti tistih, ki vključujejo avtorizacijo, hrambo ali vzdrževanje evidenc..

Z zahtevo, da različni ljudje opravljajo te funkcije, se ustvari uravnotežen nadzorni sistem.

Odobritev transakcij in dejavnosti

Pomagajte zagotoviti, da so vse dejavnosti podjetja skladne z uveljavljeno politiko in smernicami.

Zahteva, da nekateri upravljavci odobrijo nekatere vrste transakcij, dodaja dodatno obveznost k računovodskim evidencam, saj dokazuje, da so bile transakcije analizirane in odobrene s strani ustreznega organa..

Standardizacija dokumentov

Vključuje izdelavo računov in drugih dokumentov, ki so preprosti za uporabo in dovolj informativni, uporaba prenumeriranih in zaporednih dokumentov ter pravočasna priprava dokumentov.

Standardizacija olajša revizijo starih zapisov z iskanjem izvora nekaterih neskladij v sistemu. Pomanjkanje standardizacije lahko povzroči, da se nekateri elementi prezrejo ali napačno razumejo v tem pregledu.

Fizični in dostopni nadzor nad sredstvi in ​​zapisi

Ali so elektronski ali mehanski kontrolni elementi (sefi, osebne izkaznice, ograje, blagajne, video kamere, ključavnice) ali računalniški nadzor povezani s pravicami dostopa ali vzpostavljenimi postopki varnostnega kopiranja in obnovitve.

Tehnologija lahko ponavadi pride tam, kjer ljudje ne morejo, in je lahko na delovnem mestu 24 ur na dan brez dodatnega plačila.

Nadzorovanje dostopa do računovodskega sistema s pomočjo gesel, ključavnic in elektronskih zapisov o dostopu preprečuje nepooblaščenim uporabnikom iz sistema ter zagotavlja način za revizijo uporabe sistema za ugotavljanje virov napak..

Neodvisni pregledi

Podjetja morajo redno pregledovati svoje kontrolne sisteme. To mora storiti oseba, ki ni opravila dela dela, ki bo preverjeno.

Ti pregledi pomagajo zagotoviti zanesljivost računovodskih informacij in učinkovitost poslovanja.

Dodelitev odgovornosti

Podjetje mora jasno določiti odgovornosti. Dodeljevanje posebnih odgovornosti ljudem zagotavlja, da razumejo, kakšna je njihova funkcija ohraniti nadzor.

Če se spregleda kakšna odgovornost, bo učinkovit nadzorni sistem pojasnil, kdo ne izvaja dodeljene naloge.

Primeri

Vse te kontrole izpolnjujejo cilje načela nadzora. Ko so kontrole vzpostavljene, upravljavcem ni treba spremljati dejavnosti vsakega zaposlenega. Občasno lahko preverjajo kontrole, da se prepričajo, ali delujejo pravilno in se osredotočajo na poslovno upravljanje.

Ločevanje nalog

To je dober nadzor, ki zagotavlja, da so funkcije za vodenje evidenc ločene od dejanskega upravljanja denarja.

Zaradi tega je blagajna odgovorna za zbiranje gotovine od strank, z možnostjo deponiranja v banko, računovodstvo pa je odgovorno za evidentiranje teh denarnih prejemkov in za usklajevanje bančnih računov..

Na ta način posamezna oseba ne more vzeti strankinega denarja in ga poneveriti, zatem prikriti z goljufivim računovodstvom.

Če dve osebi opravljata ta dela, lahko goljufija deluje le, če je vsaka oseba v sostorju z drugo. Očitno sta dve sodelujoči zaposleni veliko manj nagnjeni kot en sam uslužbenec, ki krade.

Odobritve

Če zahtevate odobritev, da bi lahko plačevali kosovne stroške, lahko brezvestni zaposleni preprečijo velike goljufive transakcije s sredstvi podjetja..

Uradni cenik služi kot potrdilo prodajnemu osebju za prodajo s temi cenami. Poleg tega lahko obstaja nadzor, ki direktorju prodaje omogoča, da odobri razumne spremembe v ceniku.

Kroženje in počitnice osebja

Obvezna rotacija zaposlenih ali obdobje počitnic se izvaja za odkrivanje goljufivih shem, kjer je potreben reden sistem za njegovo vzdrževanje.

Če računovodja spremeni odgovornosti vsaka dva meseca, oseba ne more dosledno izvajati lažnega sistema.

Fizične revizije

Fizične revizije vključujejo ročno štetje gotovine in vseh drugih fizičnih sredstev, registriranih v računovodskem sistemu, kot so zaloge.

Fizično štetje lahko razkrije skrita odstopanja na bilancah računov, tako da popolnoma zapusti elektronske zapise. Štetje gotovine na prodajnih mestih se lahko opravi dnevno ali celo večkrat na dan.

Večje projekte, kot je fizični inventar, je treba opravljati manj pogosto, morda letno ali četrtletno.

Redno usklajevanje računovodstva

Zagotavljajo, da saldi računovodskega sistema sovpadajo s saldi računov drugih subjektov, kot so banke, dobavitelji in stranke..

Ugotovljene razlike med temi vrstami dopolnilnih računov lahko razkrijejo razlike v lastnih računih ali da napake izvirajo iz drugih subjektov..

Avtomatske kontrole

Verjetno so najpogostejši notranji nadzor, ker ne ščitijo le podjetja, ampak povečujejo njegovo učinkovitost.

Avtomatizirane časovne ure so dober primer. Zaposlene preverijo te ure, ko pridejo, nato pa se preverijo ob koncu dneva.

Avtomatska ura odpravlja možnost, da zaposleni goljufajo s svojim delovnim časom.

Reference

1. MyAccountingCourse (2018). Katera so načela notranjega nadzora? Vzeto iz: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Kaj je načelo nadzora? Vzeto iz: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Kaj je sedem načel notranjega nadzora? Bizfluent. Vzeto iz: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Osnovna načela notranjega nadzora. Vzeto iz: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Notranji nadzor. Vzeto iz: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Načela notranjega nadzora. Etični zagovornik. Vzeto iz: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Kaj je sedem postopkov notranjega nadzora v računovodstvu? Small Business-Chron. Vzeto iz: smallbusiness.chron.com.