Priročnik o postopkih podjetja Kaj služi, kako ga pripraviti

The priročnik za postopke podjetja To je pisni dokument, ki navaja navodila po korakih, kako dokončati delovno nalogo ali kako se spopasti s specifično situacijo, ko se pojavi na delovnem mestu. Vsebuje najboljše prakse podjetja in opise glavnih poslovnih procesov.

Ta priročnik vsebuje tudi metode in standarde o tem, kako naj bi delo potekalo. Oblikovanje priročnika s postopki omogoča, da se podjetje usmeri v rast, poenostavi usposabljanje in olajša njegovo širjenje.

Ta priročnik je lahko tritočkovni registrator, mapa na omrežnem pogonu ali avtomatizirana različica, objavljena na spletu z uporabo programske opreme postopkov. Vsakdo mora razumeti, iz česa je sestavljen priročnik in kje ga je mogoče najti, ko ga nekdo potrebuje.

Pri pisanju priročnika o postopkih je treba jasno razumeti korake, ki so vključeni v posamezen proces. Z rastjo podjetja bodo potrebni novi postopki. Priročnik o postopkih se lahko obravnava tudi kot knjižnica postopkov.

Priročnik vsebuje primere postopkov, ki se lahko uporabijo kot model za nove operativne postopke. Vsi zaposleni v organizaciji morajo biti poučeni o politikah in postopkih podjetja; vedno morajo imeti takojšen dostop do postopkovnega priročnika.

Indeks

• 1 Za kaj se uporablja??
• 2 Kako ga doseči?
  • 2.1 Določite osrednje procese
  • 2.2 Napišite uvod
  • 2.3 Vzpostavite diagram poteka vsakega procesa
  • 2.4 Postopek posredujte drugi osebi, da jo prebere
  • 2.5 Ustvarite kontrolne sezname in obrazce
  • 2.6 Vključite ga v priročnik za postopke
• 3 Primeri
• 4 Reference

Za kaj je??

Z uporabo dobro napisanega priročnika za postopke lahko podjetje učinkoviteje olajša usposabljanje novih zaposlenih.

Poleg usposabljanja, priročnik za uporabo omogoča trenutnim članom skupine, da se naučijo najmanj uporabljenih postopkov, zagotovijo, da se izvajajo s pravilno formalnostjo, ohranjajo nadzor kakovosti..

Zaposleni morajo razumeti, kaj se od njih pričakuje. Nadzorniki potrebujejo priročnik za postopke za upravljanje poslovnih procesov. Z dokumentiranjem standardov sporočamo, kaj je pomembno za rast, kakovost in zadovoljstvo strank.

S politikami in postopki, ki vplivajo na funkcionalno področje, so delavci na prvem mestu pooblaščeni za sprejemanje učinkovitih in časovno varčnih odločitev.

Učinkovit priročnik o postopkih zagotavlja ustrezne metode za medresorsko komunikacijo, osebju omogoča skupno delo pri reševanju vsakodnevnih poslovnih problemov brez nepotrebnega nadzora..

Cilj priročnika za postopke mora biti organiziranje različnih vsebin, ki odražajo načine in sredstva komuniciranja podjetja, opravljanje storitve ali izdelavo izdelka po najnižji ceni in v najkrajšem možnem času..

Ima dodatno korist pri ohranjanju zadovoljstva pri delu in visoke motiviranosti zaposlenih.

Kako narediti?

Pred razvojem priročnika je pomembno razumeti razliko med politiko, osrednjim postopkom in postopkom.

- Politika je niz osnovnih načel in povezanih smernic, ki jih oblikuje in uporablja vodstvo organizacije, da usmerja in omejuje svoja dejanja pri uresničevanju dolgoročnih ciljev..

- Osnovni proces je zaporedje medsebojno odvisnih in povezanih postopkov, ki v vsaki fazi porabijo enega ali več virov (čas, energija, stroji, denar) za pretvorbo vložkov v izdelke. Ti rezultati služijo kot vhodni podatki za naslednjo stopnjo, dokler ni dosežen znan cilj ali končni rezultat.

- Postopek je zaporedje dejavnosti ali določen potek ukrepanja, opredeljen s koraki (ki vsebujejo jasno opredeljene začetne in končne točke), ki jih je treba izvesti v istem vrstnem redu za pravilno določitev naloge..

Določite osrednje procese

Razmisliti je treba o vseh osrednjih procesih, ki jih ima podjetje. Začne se z opredelitvijo procesov, ki bodo razčlenjeni in razporejeni v priročniku za postopke, pri čemer bo sestavljen povzetek vseh postopkov, ki jih je treba vključiti..

Čeprav je možno, da vsak proces ni postavljen, je pomembno določiti najbolj temeljne in pomembne. V restavraciji bi lahko na primer definirali osrednje procese priprave jedi, vendar je prav tako pomemben proces čiščenja restavracije.

Ustvariti je treba seznam temeljnih procesov, ki jih je treba zajeti, da se lahko po kartiranju vključi v priročnik za postopke. Shema bo služila kot vodilo, s katerim boste zagotovili, da ne boste zapustili nobene od nalog, ko boste začeli pisati priročnik.

Napišite uvod

Vključite kratek opis tega, kar je vključeno v priročnik, ki je neposredno naslovljen na ljudi, ki bodo uporabljali priročnik, kaj lahko bralci pričakujejo pri uporabi priročnika in najboljši način za uporabo priročnika (tj. "Preberite ga od začetka do konca"). "uporabite kot referenco za iskanje postopkov, kot je potrebno").

Vzpostavite diagram poteka za vsak proces

Vsak proces je opredeljen s koraki ali nalogami, ki so potrebni za njegovo dokončanje. Če je korak izpuščen, lahko to pomeni izgubo ali zamudo naročila ali pomanjkanje končnega izdelka. Vzpostavitev diagrama poteka je definiranje poteka dela.

Za dokončanje priročnika morate začeti z enim postopkom naenkrat: začnite s prvim procesom sheme. Opisani so koraki, potrebni za dokončanje postopka, nato pa se podatki vrnejo in podrobnosti se zapišejo za vsak korak.

Poskrbeti morate, da je vsak korak jasen in jedrnat. Vsak korak mora zagotoviti dovolj podrobnosti, da lahko vsak sledi navodilom.

Recimo, da je postopek za prodajni proces ustvarjen z zahtevo na internetu. Najprej je izdelan diagram poteka o tem, kako najprej stopiti v stik s potencialno stranko, potem ko je zahteval informacije: po telefonskem klicu, e-pošti ali besedilnem sporočilu.

Če na začetku ni bilo mogoče vzpostaviti stika z možnostjo, se izračuna, kolikokrat bo prodajna ekipa sledila, s posebnimi skripti za vsak stik..

Ko je stranka v stiku, je dodeljen drugačen skript, kot tudi niz nadaljnjih ukrepov, odvisno od tega, ali je naročnik kupil izdelek ali se je odločil, da.

Postopek dajte nekomu drugemu, da ga prebere

Pomembno je, da ga preberete sodelavec ali nekoga, ki ga poznate, in sledite navodilom, kot so napisana. Ta oseba lahko zagotovi dragocene pripombe, če obstajajo koraki, ki jih ne morete izpolniti ali jih ne razumete.

Postopek je debugged na podlagi komentarjev. Morda boste morali ponovno napisati, urediti ali dodati nekaj navodil.

Ustvarite kontrolne sezname in obrazce

Za vsak postopek je članom skupine lažje slediti obrazcu ali kontrolnemu seznamu. Zato je treba razviti podrobno predlogo, ki temelji na preslikanem postopku.

Če morate, ko stranka vstopi, zbrati specifične informacije, morate zagotoviti, da predlog vsebuje vse potrebne informacije, predstavljene na jedrnat način.

Ne smemo domnevati, da se člani skupine spominjajo vsega, kar kaže postopek, še posebej, če stranka stoji pred njimi. Kontrolni seznami in obrazci morajo biti vključeni kot dodatek k diagramu poteka in korakom procesa.

Vključite ga v priročnik za postopke

Ko je vsakemu postopku dodeljen diagram poteka in so bile izdelane vse predloge podpornih dokumentov, so te vključene v celoten priročnik o postopku. Priročnik je organiziran na podlagi oddelkov.

Priročnik za postopke bi lahko imel na primer razdelke "Prodaja", "Operacije" in "Distribucija". Vsak razdelek je razdeljen na osrednje procese tega oddelka, običajno v vrstnem redu, v katerem se vsak osrednji proces izvaja v splošni dostavi izdelkov.

V razdelku »Distribucija« imate lahko več glavnih procesov, kot so »Naročilo«, »Pakiranje za dostavo«, »Dostava« in »Nadaljnje spremljanje«..

Priročnik za postopke je organiziran z vsebino in vsak postopek je jasno naveden s krepkim naslovom naslova.

Vsebuje naslovnico z imenom priročnika, kazalo vsebine, uvod in postopke po vrstnem redu kazala.

Člani ekipe bi lahko postavili tudi tabele, da bi lahko preprosto pregledali priročnik, da bi jim pomagali najti ustrezne postopke v svojih oddelkih..

Na koncu so kopije izdelane in razdeljene. Spodbujati je treba stalne povratne informacije in po potrebi posodobiti priročnik. Na določenem območju vsake funkcionalne lokacije naj bo na voljo priročnik z uporabo politik in postopkov.

Primeri

-Priročnik za kuhanje hamburgerjev na poseben način.

-Priročnik o ravnanju v primeru požara, potresa ali naravne nesreče.

-Priročnik o tem, kako ravnati v odgovor na pritožbe strank ali agresivne stranke.

-Priročnik za izvedbo postopka izbire osebja.

-Navodila za delo v restavraciji.

Reference

1. Kimberlee Leonard (2017). Kako napišem priročnik o standardnih operativnih postopkih? Mala podjetja - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Kaj je priročnik o politikah in postopkih? Bizmanualz Vzeto iz: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Priročnik o opredelitvi postopkov. Vzeto iz: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Kaj je namen priročnika? Bizmanualz Vzeto iz: bizmanualz.com.
5. Predloga Lab (2018). 37 Predloge za najboljši standardni operativni postopek (SOP). Vzeto iz: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-KORIČNI NAVODILO ZA IZDELAVO PRIROČNIKA ZA STANDARDNI OPERATIVNI POSTOPEK. Lern. Vzeto iz: blog.lern.org.